Wat moet er op een factuur staan

Het document moet zeggen wat het is. "Factuur" bovenaan, in de grootste letter op de pagina, vertelt een financiële afdeling dat het naar de crediteurenadministratie moet in plaats van gearchiveerd te worden als offerte of rekeningoverzicht. Is het document iets anders — een pro-formafactuur, een creditnota, een kwitantie — dan moet de titel dat zeggen, want die documenten worden anders behandeld.

In Simple Invoice is de titel een instelling van het kopblok, zodat dezelfde lay-out een factuur, een pro forma of een offerte kan opleveren door één veld te veranderen. Factuur vs kwitantie vs offerte legt uit wanneer welk document het juiste is.

Elke factuur draagt een nummer dat geen andere factuur van jou heeft. Belastingdiensten verwachten doorgaans dat de reeks doorlopend is, klanten gebruiken het om naar de betaling te verwijzen, en jij gebruikt het om het document later terug te vinden. Een voorvoegsel plus een teller met voorloopnullen — INV-0042 — is genoeg; het jaar toevoegen (INV-2026-0042) helpt als je per jaar archiveert. Best practices voor factuurnummering behandelt de afwegingen.

Het nummer hoort op twee plekken: prominent bij de titel en in de gegevenslijst, zodat het ondubbelzinnig is. Simple Invoice kan het in het kopblok tonen en vermeldt het altijd in het gegevensblok; de teller loopt op telkens als je een factuur maakt en waarschuwt als een nummer al in gebruik is.

De factuurdatum plaatst de factuur in de tijd — voor je boeken, voor de boekhoudperiode van de klant en voor het berekenen van de vervaldatum. De vervaldatum is de datum waarop de betaling binnen moet zijn; noem hem als kalenderdatum, niet alleen als termijn zoals "30 dagen", zodat niemand hoeft te tellen.

Sommige facturen hebben ook een leverdatum of prestatiedatum nodig — de datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is afgerond — als die afwijkt van de factuurdatum. Voeg hem toe in een referentieveld of een tekstblok als dat in jouw land vereist is.

Schrijf datums in een notatie die de klant niet verkeerd kan lezen. 12/09/2026 betekent in verschillende landen iets anders; 12 september 2026 of 2026-09-12 niet. Simple Invoice maakt datums op volgens een patroon dat jij kiest, in elk van vijfentwintig talen, zodat een Franse klant 12 septembre 2026 kan ontvangen zonder dat jij het intypt.

Minimaal naam, adres en een manier om je te bereiken. Ben je geregistreerd voor btw, GST of een vergelijkbare belasting, dan is het registratienummer normaal gesproken verplicht. Eenmanszaken moeten in sommige landen hun eigen naam naast de handelsnaam tonen, en bedrijven moeten vaak hun registratienummer (KvK) en statutaire zetel vermelden.

Dit is het blok Van. Vul het één keer in je bedrijfsprofiel in; Simple Invoice maakt er een momentopname van op elke factuur, zodat oude facturen de gegevens behouden die klopten op het moment van uitgifte.

Het blok Aan noemt wie het geld verschuldigd is. Gebruik de rechtspersoon die je heeft ingehuurd, met adres en — waar de belastingregels dat eisen, bijvoorbeeld bij zakelijke verkopen over de grens — het btw-nummer. Heeft de klant je een contactpersoon, afdeling of kostenplaats voor de factuur gegeven, neem die dan op; crediteurenafdelingen routeren op deze velden.

Simple Invoice houdt een klantenlijst bij, zodat deze gegevens één keer worden ingevoerd en uit een keuzelijst worden gekozen. Extra velden bij een klant (een kostenplaats, een leveranciersnummer dat ze jou hebben toegekend) worden in het blok Aan afgedrukt als de schakelaar voor extra velden van het blok aanstaat.

Elke regel beschrijft één deliverable, specifiek genoeg dat de persoon die de betaling goedkeurt hem kan koppelen aan een order, offerte of contract. Vermeld de periode bij werk op tijdbasis ("Consultancy — augustus 2026"), de deliverable bij projectwerk ("Logosysteem — definitieve bestanden") en de productnaam en variant bij goederen.

Het blok Regels heeft één rij per regel. Een tweede detailregel onder elke omschrijving is de juiste plek voor scopenotities, gewerkte data of een ticketreferentie, zodat de hoofdomschrijving kort genoeg blijft om te scannen.

Voor elke regel: hoeveel, van welke eenheid, tegen welk tarief, en het resulterende bedrag. Bij een deliverable met vaste prijs is het aantal één en het tarief de prijs. De berekening tonen laat de klant het totaal controleren zonder te vragen, en het is wat belastingdiensten bedoelen als ze de eenheidsprijs en het aantal vereisen.

Simple Invoice toont kolommen voor nummer, eenheid, aantal, tarief, btw, korting en bedrag; verberg de kolommen die een bepaalde factuur niet nodig heeft. Regelbedragen zijn aantal maal tarief, afgerond op de decimalen van de valuta, met eventuele regelkorting toegepast en getoond.

Het blok Totalen loopt van de som van de regels naar het bedrag dat de klant moet betalen: subtotaal, eventuele korting op factuurniveau, elke belasting apart getoond met label en tarief, het totaal, een eventueel al betaald bedrag en het openstaande saldo. Reken je belasting, dan moeten het belastingbedrag en het toegepaste tarief verschijnen; is een regel vrijgesteld of belast tegen 0%, dan moet de factuur dat zeggen. De basis van btw op facturen legt de terminologie uit.

Maak het te betalen saldo het zichtbaarste getal op de pagina. Simple Invoice benadrukt het standaard en toont het betaalde bedrag en het openstaande saldo zodra er een aanbetaling is vastgelegd.

Vermeld de valuta één keer, ondubbelzinnig. Een los $ kan Amerikaans, Canadees, Australisch of nog iets anders zijn; de ISO-code — USD, CAD, AUD — is nooit dubbelzinnig, dus gebruik die minstens één keer, bijvoorbeeld naast het totaal of in de betalingsvoorwaarden.

Simple Invoice maakt elk bedrag op vanuit een ISO-valutacode en laat je het symbool, de code of beide tonen, met scheidingstekens en decimalen afgestemd op de regio van de klant. Internationale klanten factureren behandelt het kiezen en tonen van een valuta.

Betaalgegevens zijn het onderdeel waar klanten het vaakst om moeten vragen. Geef elk kenmerk dat hun bank zal vragen, precies zoals jouw bank het heeft vastgelegd.

Noem de betalingstermijn in gewone taal en de gevolgen van te laat betalen, als je die toepast. "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling kan wettelijke rente in rekening worden gebracht." is compleet; "Netto 14" gaat ervan uit dat de lezer de afkorting kent. Bied je korting bij snelle betaling of vraag je een aanbetaling, dan horen die voorwaarden hier ook. Betalingstermijnen op facturen uitgelegd heeft bewoordingen die je kunt aanpassen.

Het voorwaardenblok drukt je standaardvoorwaardentekst af; pas hem per factuur aan als een klant iets anders heeft bedongen.

Geen van deze is overal verplicht, en elk ervan neemt een reden weg voor de klant om terug te schrijven in plaats van te betalen.

Neem niet meer persoonsgegevens op dan de klant nodig heeft — je geboortedatum of BSN hoort zelden op een factuur, tenzij de Belastingdienst het vereist. Zet er geen volledige kaartnummers, wachtwoorden voor een klantportaal of interne kostenspecificaties op die je niet doorgestuurd wilt zien. Beperk marketing tot hoogstens één regel; de taak van de factuur is betaald worden, niet het volgende project verkopen.

Loop deze lijst door voor elke verzending. Het kost minder tijd dan één vervolgmail.