Factuurgenerator vs Word-sjabloon

De twee fouten die crediteurenafdelingen het vaakst onderscheppen zijn dubbele nummers en verkeerde totalen, en beide komen voort uit handwerk dat software zou moeten doen. Een generator houdt een teller bij en doet het rekenwerk, dus die fouten verdwijnen. Hij houdt ook de lay-out stabiel: in een tekstverwerker duwt een langere omschrijving een tabelrij op, verschuift een breder getal een kolom, en na een jaar bewerken lijken de facturen niet meer op elkaar. Best practices voor factuurnummering legt uit waarom die reeks zo belangrijk is.

De inspanning verdeelt zich ook anders. De eerste factuur kost ongeveer evenveel tijd, welke kant je ook kiest — een generator wil eerst je profiel en je standaardwaarden hebben. Vanaf de tweede factuur heeft de generator alleen nog de regels nodig die veranderd zijn, terwijl je bij een sjabloon elk veld moet nalopen.

Tekstverwerkers kennen geen beperkingen. Heeft je factuur een lay-out nodig die geen enkel bloksysteem biedt — een eigen briefhoofd, een samenvatting van het contract in twee kolommen naast de regels, een ingesloten afbeelding die geen logo is — dan doet een documentsjabloon dat zonder morren. Ze zijn ook voor iedereen vertrouwd en vragen geen nieuwe tool.

Voor een bedrijf dat een handvol facturen per jaar aan dezelfde klant stuurt, is het handmatige bewerken weinig werk en wint de eenvoud van het sjabloon.

Beide leveren PDF's met echte tekst. Het verschil komt boven bij facturen van meerdere pagina's: een tekstverwerker splitst een tabel waar de pagina toevallig eindigt en herhaalt de kop zelden, waardoor pagina twee een kolom cijfers zonder labels is. Simple Invoice pagineert expliciet, houdt rijen heel, herhaalt de tabelkop op elke vervolgpagina en drukt de voettekst met paginanummers op elke pagina af.

Bouw de lay-out één keer na met blokken en kies het volgende ongebruikte nummer uit je eigen register. Gebruik de secties Klanten en Sjabloon voor het huidige document. Laat je oude PDF’s staan waar ze staan; er hoeft niets geïmporteerd te worden. Hoe maak je een factuur loopt de inrichting stap voor stap door.