Hoe maak je een factuur, stap voor stap

Je schrijft een factuur in een paar minuten als de invoer klaarligt. Verzamel eerst het volgende en bewaar het op een plek waar je het kunt hergebruiken — een goede factureertool slaat het één keer op en vult het voor je in.

Elke factuur heeft hetzelfde blok Van nodig. Open in Simple Invoice Bedrijf in de zijbalk en voer naast het huidige document je naam, adres, e-mail en btw-nummer in.

Daar staat ook het logo. Upload een PNG, JPEG, WebP of SVG voor het huidige document. Hoe voeg je een logo toe behandelt formaat en afmetingen.

Valuta, belastingen, betaalgegevens, notities en voorwaarden stel je in de betreffende secties van de editor voor het huidige document in.

Een sjabloon bepaalt welke blokken verschijnen en hoe ze eruitzien. Kies er een die past bij het soort werk dat je factureert, niet de mooiste: uurwerk vraagt om een dichte tabel met een eenheidskolom, een consultancyretainer om minder regels met ruimte om een mijlpaal te beschrijven, een aannemersfactuur om voorwaarden en een handtekeningregel. De sjabloongalerij beschrijft elke voorinstelling en voor wie die geschikt is.

Simple Invoice heeft zes ingebouwde voorinstellingen. Kies er een via de sectie Sjabloon en pas vervolgens de blokken, kleuren en lettertypen van het huidige document aan.

Factureer de rechtspersoon die de overeenkomst heeft ondertekend, gespeld zoals die op hun papieren staat. Grote bedrijven hebben vaak een inkoopordernummer of een kostenplaats op de factuur nodig voordat de crediteurenadministratie hem verwerkt — vraag ernaar voordat je verstuurt, niet nadat hij is teruggestuurd.

In de editor kun je in het onderdeel Aan een opgeslagen klant uit de klantenlijst kiezen of de gegevens direct intypen. Opgeslagen klanten worden als momentopname op de factuur gekopieerd, zodat een latere adreswijziging nooit een factuur herschrijft die je al hebt verstuurd.

Elke factuurregel beantwoordt drie vragen: wat is er gedaan, hoeveel ervan, en tegen welk tarief. Schrijf omschrijvingen die de financiële afdeling van de klant kan koppelen aan de offerte of het contract — "Website-redesign — fase 2, homepage en navigatie" is beter dan "Ontwerpwerk". Als een regel context nodig heeft, zet die dan in een tweede detailregel in plaats van de omschrijving langer te maken.

Aantallen mogen fractioneel zijn (7,5 uur) en kunnen een eenheid hebben — uren, dagen, stuks, m². Het bedrag per regel is aantal maal tarief, afgerond op de decimalen van de valuta, en het subtotaal is de som van de regels. Simple Invoice berekent dit live terwijl je typt; druk op Enter in het laatste veld om de volgende rij toe te voegen en sleep aan de greep om te herschikken.

Of je belasting moet rekenen, tegen welk tarief en hoe die getoond moet worden, hangt af van waar jij en je klant zitten en van je registratiestatus. Dat is een vraag voor je boekhouder of de Belastingdienst — onze gids over de basis van btw legt de onderdelen uit zonder advies te geven.

Mechanisch gezien hoeft een factureertool maar twee dingen te weten: welke regels belastbaar zijn en welke belastingen gelden. In Simple Invoice kun je een onbeperkt aantal belastingen toevoegen met een label en een tarief; elke belasting wordt berekend over de belastbare regels na korting en apart getoond in het blok Totalen. Kortingen kunnen per regel gelden (een percentage of een vast bedrag) of op de hele factuur vóór belasting.

Heb je al een aanbetaling ontvangen, vul die dan in als Betaald bedrag. Het blok Totalen toont dan het totaal, het betaalde bedrag en het openstaande saldo — het bedrag dat de klant moet overmaken.

Het blok Betaalgegevens is waar het geld daadwerkelijk naartoe wordt geleid. Neem elk kenmerk op waar de bank van de klant om zal vragen: naam van de rekeninghouder, IBAN of rekeningnummer, BIC/SWIFT voor internationale overboekingen, naam van de bank en, als je dat accepteert, het adres van een betaaldienst. Controleer deze tekens twee keer; een verwisseld cijfer is de fout die het langzaamst wordt hersteld.

De voorwaarden zeggen wanneer de betaling verschuldigd is en onder welke condities. "Te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum" is duidelijker dan "Netto 14". Reken je een boete bij te laat betalen of geef je korting bij snelle betaling, dan hoort dat hier. Betalingstermijnen op facturen uitgelegd behandelt de gangbare opties en hoe je ze formuleert.

In Simple Invoice zijn beide blokken: het betaalblok toont een lijst met labels en waarden uit je standaardwaarden, en het voorwaardenblok drukt de voorwaardentekst van de factuur af. Zet een van beide uit voor klanten die via een kaartlink betalen en geen bankgegevens op papier nodig hebben.

Elke factuur heeft een uniek, opeenvolgend nummer en een factuurdatum nodig. In veel landen moet de reeks ononderbroken zijn, en het systeem van je klant weigert een duplicaat. Kies één keer een patroon — een voorvoegsel, een optioneel jaar en een teller met voorloopnullen zoals INV-2026-0042 — en laat de tool het ophogen. Best practices voor factuurnummering gaat dieper.

De vervaldatum volgt uit de factuurdatum en je voorwaarden. Simple Invoice vult hem in op basis van je standaardbetalingstermijn en laat je hem aanpassen; er is ook een veld voor plaats van uitgifte, een referentie en een inkoopordernummer voor klanten die dat nodig hebben.

Lees de factuur zoals de betaler dat doet. Is het totaal onmiskenbaar? Zijn je bankgegevens compleet? Is de klantnaam precies goed? Komt de omschrijving overeen met de offerte? Schakel over naar de voorbeeldmodus om het document zonder de editor te zien, en controleer de pagina-einden als de regeltabel lang is.

Exporteer daarna. Simple Invoice maakt de PDF via het afdrukvenster van je browser: kies Exporteren → PDF, selecteer Opslaan als PDF als bestemming en houd de marges op Geen met achtergrondafbeeldingen aan. Het papierformaat — A4 of Letter — wordt in de meeste browsers automatisch uit het sjabloon overgenomen. Het resultaat is een kleine vector-PDF met echte tekst die financiële systemen kunnen doorzoeken en lezen.

Je kunt ook een deellink kopiëren. De hele factuur wordt gecomprimeerd in het deel van de URL na #, dat browsers nooit naar een server sturen; de ontvanger opent een alleen-lezenweergave in zijn browser en kan een kopie opslaan als hij de app ook gebruikt.

Verstuur de PDF als bijlage met een korte, specifieke onderwerpregel: "Factuur INV-0042 — Website-redesign fase 2 — vervalt 26 sep". Zet het bedrag, de vervaldatum en het factuurnummer in de tekst, zodat de ontvanger het bestand niet hoeft te openen om het te archiveren.

Simple Invoice houdt geen concept-, verzonden-, betaalde of achterstallige statussen bij. Noteer vervaldatum en betaling in je eigen spreadsheet of boekhoudpakket. De herinneringssjablonen helpen als betaling uitblijft.

Te late betalingen zijn meestal terug te voeren op een van deze. Controleer erop voordat je op verzenden drukt.

Bewaar na je eerste factuur de PDF of het JSON-bestand. Werk voor het volgende document klant, nummer, datums en regels in de editor bij voordat je opnieuw exporteert. Factureren als freelancer behandelt de routine.