Simple Invoice vs QuickBooks

Een factuur is één document; een boekhouding is de vastlegging van alle facturen, uitgaven, banktransacties en belastingen. QuickBooks is voor dat tweede werk gebouwd. Simple Invoice maakt snel één correcte, goed opgemaakte factuur en exporteert die, zonder grootboek of betaalstatussen.

Dat verschil bepaalt het grootste deel van de vergelijking. Doe je je boekhouding elders, of doet een boekhouder dat één keer per kwartaal uit je PDF's en bankafschriften, dan dubbelt een boekhoudpakket werk waarvoor je al betaalt. Heb je helemaal geen boekhoudsysteem en zie je op tegen de aangiftedeadline, dan levert QuickBooks er een en komt het factureren erbij. Factureren als freelancer laat zien waar factureren past in de administratie van een freelancer.

De functies die een abonnement rechtvaardigen hebben allemaal een server nodig. QuickBooks mailt de factuur en laat zien wanneer de klant hem opende. Het laat de klant vanaf de factuur met kaart of bankoverboeking betalen en markeert hem als betaald zodra het geld binnen is. Het verstuurt terugkerende facturen volgens een planning, stuurt herinneringen, koppelt met je bank om betalingen te matchen, categoriseert uitgaven en maakt winst-en-verliesrekeningen en belastingrapportages. Je boekhouder kan rechtstreeks inloggen. Dat werkt allemaal net zo goed op een telefoon als in een browser, omdat de gegevens op de servers van Intuit staan en niet op één apparaat.

Je hoeft geen account of abonnement te nemen. Open de editor en maak in enkele minuten één factuur; totalen, belastingen en valutanotatie worden berekend. De lay-out bestaat uit blokken en voorinstellingen in de sectie Sjabloon. Alles blijft in je browser tot je JSON, PDF of een deellink exporteert.

QuickBooks is een betaald abonnement, met transactiekosten bovenop wanneer klanten er doorheen betalen. Dat is redelijk voor wat het doet, maar wie een handvol facturen per maand stuurt, koopt daarmee functies die ongebruikt blijven. Simple Invoice is gratis omdat er geen vaste lasten zijn: geen servers, geen opslag, geen supportafdeling om te bekostigen. De keerzijde is net zo structureel — geen synchronisatie, geen e-mail vanuit de app, geen kaartbetalingen — en staat uitgelegd bij de veelgestelde vragen. Geen van beide producten verbergt zijn model; de vraag is welke past bij de omvang van de klus.

Veel kleine ondernemers gebruiken de twee na elkaar in plaats van te kiezen. Facturen worden in Simple Invoice gemaakt en als PDF verstuurd; aan het eind van het jaar gaan de PDF's en een JSON-export naar wie de boekhouding doet. Groeit het bedrijf tot het punt waarop kaartbetalingen, terugkerende facturatie of een live boekhouding echt tijd zouden schelen, dan betekent overstappen naar QuickBooks dat je je klanten opnieuw invoert en het volgende factuurnummer instelt — je factuurhistorie blijft als archief in je export staan. Aan de kant van Simple Invoice is er geen lock-in die die stap moeilijker maakt dan nodig.