01
Duidelijk geen echte factuur
De titel pas je per document aan, zodat er staat wat het is, en in de voorwaarden zet je dat het geen betaalverzoek is.
Sjabloon voor een proformafactuur
Proformafactuur sjabloon met de juiste titel, een geldigheidstermijn in de voorwaarden en de lay-out van je echte factuur. Gratis, in je browser, als PDF.
- Exporteurs en verkopers van producten
- Bureaus die de scope bevestigen vóór een aanbetaling
- Iedereen wiens klant een document nodig heeft om een inkooporder aan te maken
Een proformafactuur is een voorlopige factuur — een opgave van wat er in rekening wordt gebracht, verstuurd voordat goederen worden verzonden of het werk begint. De titel moet duidelijk maken dat het geen echte factuur is, en meestal staat erop hoelang het aanbod geldig is.
Dit sjabloon neemt de lay-out van Professional, verandert de titel in “Proformafactuur” en gebruikt het voorwaardenblok voor geldigheid en voorwaarden. Is de deal rond, verander de titel dan terug in “Factuur”, geef hem het volgende nummer uit je reeks en verstuur hem als definitieve factuur. De proformafactuur uitgelegd laat zien wanneer je er een stuurt.
Wat staat er op dit sjabloon
- Kop met de titel “Proformafactuur”, je logo en een referentienummer.
- Van / Aan naast elkaar, met e-mailadres, telefoonnummer en btw-nummer.
- Details in een raster: nummer, datum, vervaldatum en referentie.
- Regels in een raster met geschatte aantallen, prijzen en een btw-kolom.
- Totalen met subtotaal, btw en totaal.
- Voorwaarden voor geldigheid en condities, en een voettekst met paginanummers.
Voorbeeld: Proformafactuur, ingevuld
Verzonnen gegevens, echte lay-out — dit is het document dat het sjabloon oplevert. Open het in de editor om iets te veranderen, of druk het af om de PDF te zien.
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Trailrugzak 30 liter40 × € 45,00 | € 1.800,00 | ||
| Geïsoleerde jas25 × € 68,00 | € 1.700,00 | ||
| Verpakking en transport naar Zürich1 × € 350,00 | € 350,00 | ||
| Totaal | € 3.850,00 | ||
Zo vul je dit sjabloon in
- 1.
Open het sjabloon. Klik op “Gebruik dit sjabloon” en de editor opent in je browser met deze lay-out. Je hoeft niets te installeren en geen account aan te maken.
- 2.
Vul je eigen gegevens en die van je klant in. Je naam of bedrijfsnaam, adres en btw-id komen onder Van; de gegevens van je klant onder Aan.
- 3.
Zet erop wat je in rekening brengt. Eén regel per dienst of product, met een aantal en een prijs. Bedragen, btw en het totaal rekenen mee terwijl je typt.
- 4.
Controleer het nummer, de datums en je betaalgegevens. Elke factuur heeft een uniek factuurnummer en een factuurdatum nodig; vul de vervaldatum in en het IBAN waarop je betaald wilt worden.
- 5.
Exporteer de PDF en verstuur hem. Kies Exporteren → Opslaan als PDF, sla het bestand op vanuit het afdrukvenster en voeg het toe aan je e-mail.
Waarom het werkt
02
Wordt de echte factuur
Is de deal rond, verander dan de titel en het nummer en verstuur dezelfde regels als definitieve factuur.
03
Geldigheid op papier
In het voorwaardenblok staat hoelang de prijzen gelden en wat er gebeurt na akkoord.
Vragen
Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een factuur?
Een proformafactuur is een vooraankondiging van wat je in rekening gaat brengen; een factuur vraagt betaling voor wat al is geleverd. Een proformafactuur telt niet als factuur voor de btw: je boekt hem niet als omzet en je klant kan er geen btw mee terugvragen. De proformafactuur uitgelegd gaat er dieper op in.
Heeft een proformafactuur een factuurnummer nodig?
Geef hem een eigen kenmerk, zodat jullie er allebei naar kunnen verwijzen, maar houd hem buiten je doorlopende factuurnummering — de definitieve factuur krijgt het volgende nummer uit je reeks.
Kan een klant een proformafactuur betalen?
Vaak wel — een aanbetaling of vooruitbetaling vóór verzending is een veelgebruikte reden om er een te sturen. Ontvang je vooraf geld van een zakelijke klant, dan moet je daar voor de btw meestal al een echte factuur voor uitreiken; vraag je boekhouder hoe je dat het handigst doet. Na levering volgt de definitieve factuur met het al betaalde bedrag erop.
Is dit sjabloon gratis?
Ja. Het sjabloon, de editor en de PDF-export zijn gratis, zonder account en zonder registratie. Je factuur wordt in je browser opgeslagen en nooit geüpload.
Kan ik het downloaden als PDF, Word- of Excel-bestand?
Als PDF: vul het online in, kies Exporteren → Opslaan als PDF en sla het bestand op vanuit het afdrukvenster. Het is geen Word- of Excel-bestand, dus er zijn geen formules die stukgaan — totalen en btw worden voor je berekend. Je kunt ook een deellink kopiëren die de factuur weer opent, of een JSON-kopie bewaren.
Kan ik de lay-out aanpassen?
Ja. Zet blokken aan of uit, verander de volgorde, de accentkleur, de labels, het papierformaat en de notatie van getallen en datums — of stap op elk moment over op een ander sjabloon zonder je gegevens opnieuw te typen.
Lees verder
Begin met de Proformafactuur
Het opent meteen in Generate — begin bij deze lay-out en verstuur hem vandaag.