Кредит-нота (або коригувальний документ) — це документ, який скасовує весь уже виставлений рахунок або його частину. По суті вона каже: «ви винні нам менше, ніж було в рахунку» — бо товар повернули, ціна виявилася хибною, знижку погодили заднім числом або роботу виконали не в повному обсязі. Сума кредиту або зменшує те, що клієнт ще має сплатити, або, якщо він уже сплатив, повертається чи зараховується в наступний рахунок.
Кредит-ноти існують тому, що надісланий рахунок не можна ні редагувати, ні тихо видаляти: це документ обліку для обох сторін, а там, де є податок, — ще й податковий документ. Цей посібник пояснює, коли виставляти кредит-ноту, що вона має містити, як її нумерувати, щоб не ламати послідовність рахунків, і як зробити її в тому самому макеті, що й ваші рахунки, у SimpleInvoice.
Що таке кредит-нота
Уявіть кредит-ноту як рахунок зі зміненим знаком. У ній ті самі сторони, посилання на конкретний початковий рахунок і перелік позицій чи сум, які сторнуються, разом із податком, що на них нараховувався. Там, де рахунок створив дебіторську заборгованість, кредит-нота її зменшує. Там, де рахунок нарахував податок, кредит-нота цей податок сторнує — щоб податкова звітність обох сторін лишалася коректною.
Бухгалтерія клієнта підшиває її до початкового рахунку. Якщо оплати ще не було, клієнт платить суму рахунку мінус кредит. Якщо оплата вже пройшла, кредит висить на його рахунку, доки ви його не повернете або не зарахуєте в наступний рахунок, — а кредит-нота є документом, який пояснює чому.
Коли її виставляти
Щоразу, коли виставлений рахунок виявився завеликим або його взагалі не мало бути:
- Повернений або не прийнятий товар — клієнт відправляє позиції назад або відмовляється від частини постачання.
- Помилка в ціні чи кількості — не та ставка, продубльований рядок, двічі пораховані години.
- Знижка, погоджена після виставлення рахунку — поступка з доброї волі, знижка за обсяг, компенсація за зірваний термін.
- Невиконана робота — скасований етап, який уже був у рахунку.
- Дубльований рахунок — та сама робота виставлена двічі; один рахунок сторнуйте повністю.
- Хибний отримувач або хибні реквізити — сторнуйте початковий рахунок повністю і виставте правильний.
Що вона має містити
Кредит-ноті потрібно майже все те саме, що й рахунку — див. що має бути в рахунку — плюс зв'язок із тим, що вона виправляє:
- Назва «Кредит-нота» (або «Коригувальний документ»), у жодному разі не «Рахунок».
- Власний унікальний номер з окремої послідовності, наприклад
CN-0001. - Дата виставлення та номер і дата початкового рахунку.
- Реквізити обох сторін у тому вигляді, як вони були в початковому рахунку, разом із податковими номерами, де це потрібно.
- Позиції або суми, що сторнуються, з кількістю та цінами, і причина — окремим рядком чи приміткою.
- Сторнований податок за тією ставкою, яку нараховував початковий рахунок, і загальна сума кредиту.
- Що буде далі: повернення тим самим способом оплати, зарахування в конкретний рахунок або утримання на рахунку клієнта.
Додатні чи від'ємні числа?
Традиції різняться. У багатьох країнах кредит-нота показує суми як звичайні додатні числа під заголовком, який недвозначно задає напрямок, — усю роботу робить назва документа. В інших країнах і в більшості бухгалтерських програм її показують як рахунок із від'ємними сумами. Зрозумілі обидва варіанти; важливо, щоб документ називався кредит-нотою і посилався на початковий рахунок. Якщо у бухгалтерії клієнта є своя вимога — дотримуйтесь її.
Нумерація та облік
Дайте кредит-нотам власний префікс і власну послідовність. Якщо вони ділять нумерацію з рахунками, то щоразу при виставленні кредит-ноти в послідовності рахунків з'являється розрив — а саме про розриви й питають аудитори. Нумерація рахунків: практики, що масштабуються розглядає префікси та щорічне обнулення.
Зберігайте початковий рахунок таким, яким він був, тримайте кредит-ноту поруч із ним, а якщо потрібен виправлений рахунок — виставте його з наступним номером і приміткою, що посилається на обидва документи. Ніколи не видаляйте оригінал: разом ці три документи розповідають усю історію. Там, де є ПДВ чи податок з продажу, саме кредит-нота дає змогу зменшити задекларований податок — ПДВ і податок з продажу в рахунках пояснює базові речі й підказує, де звіряти місцеві правила.
Кредит-нота, повернення коштів і скасування рахунку
Повернення коштів — це гроші, що йдуть назад клієнту; кредит-нота — документ, який це обґрунтовує. Можна виставити кредит-ноту без повернення коштів (кредит зараховується в наступний рахунок), але не варто повертати гроші без неї. Скасувати рахунок — тобто прибрати його з обліку, ніби його й не було, — допустимо лише тоді, коли його так і не надіслали. Щойно він пішов клієнту, скасовуйте його кредит-нотою на повну суму.
Та сама логіка відрізняє кредит-ноту від решти документів навколо рахунку: пропозиція пропонує, рахунок вимагає, квитанція підтверджує, кредит-нота сторнує. Рахунок, квитанція чи пропозиція ставить їх поруч.
Як виставити її в SimpleInvoice
Відкрийте початковий рахунок, продублюйте його і змініть назву в блоці шапки на Кредит-нота. Впишіть у поле номера свою послідовність кредит-нот, залиште лише ті рядки, що сторнуються (або додайте один рядок з описом кредиту), не чіпайте податок — він має лишитися таким, як в оригіналі, — а в блоці приміток напишіть «Кредит за рахунком INV-0042 від 2 березня — повернення товару» і те, що станеться з грошима. Експортуйте PDF і надішліть його з тією самою схемою теми листа, яку використовуєте для рахунків. Збережіть результат як шаблон, щоб наступна кредит-нота була за один клік — галерея шаблонів показує, як пресети й збережені шаблони працюють разом.
Запитання
Чи можна просто відредагувати рахунок замість кредит-ноти?
Тільки якщо його ще не надіслали. Щойно рахунок у клієнта, він є обліковим документом і на його боці, а в багатьох юрисдикціях — ще й податковим; виправляйте його кредит-нотою і, за потреби, новим рахунком.
Чи може кредит-нота стосуватися лише частини рахунку?
Так. Часткові кредит-ноти — найпоширеніший випадок: одна повернена позиція, один переоцінений рядок. Перелічіть тільки те, що сторнується, і пошліться на початковий рахунок, щоб було ясно: решта суми досі до сплати.
Чи може клієнт виставити кредит-ноту мені?
Покупець може надіслати дебет-ноту з проханням про кредит, але сама кредит-нота йде від продавця — тієї сторони, яка виставила рахунок, що виправляється.