Den meisten Freelancern begegnet die Verbrauchsteuer zum ersten Mal, wenn ein Kunde fragt „ist da die USt. drin?“ oder ein Steuerberater wissen will, ob sie registriert sind. Die Regeln sind national, detailliert und veränderlich, und dieser Guide versucht gar nicht erst, sie wiederzugeben. Was er tut: das Vokabular und die Mechanik erklären, damit das Gespräch mit deinem Steuerberater kurz ausfällt – und damit du, sobald du deine Behandlung kennst, sie korrekt auf die Rechnung bringst.
Nichts hiervon ist Steuerberatung, und es tauchen absichtlich keine Sätze auf – sie unterscheiden sich nach Land, Region und Produkt, und sie ändern sich. Nutze die offiziellen Quellen am Ende für deine Rechtsordnung. In Simple Invoice übernimmt die App die Rechnerei, sobald du die für dich geltenden Steuern eingetragen hast.
Drei Systeme, eine Idee
USt. (Umsatzsteuer beziehungsweise Mehrwertsteuer), GST (goods and services tax) und Sales Tax sind allesamt Steuern auf den Verbrauch, die der Verkäufer einzieht und an den Staat weiterreicht. Sie unterscheiden sich in der Mechanik.
- USt. – in Europa und weiten Teilen der Welt üblich. Wird auf jeder Stufe einer Lieferkette erhoben; registrierte Unternehmen berechnen sie auf Verkäufe und holen sich die auf Einkäufe gezahlte Steuer zurück – deshalb muss die Rechnung die Steuer gesondert ausweisen, damit der Käufer sie geltend machen kann.
- GST – dieselbe Mechanik unter anderem Namen in Ländern wie Australien, Kanada, Neuseeland, Singapur und Indien, teils kombiniert mit regionalen Steuern.
- Sales Tax – in den USA gebräuchlich, festgelegt von den Bundesstaaten und oft zusätzlich von Städten und Countys. Wird einmal erhoben, beim Endverbraucher, zum Satz des Orts, an dem der Verkauf als getätigt gilt; gewerbliche Käufer können mit einem Zertifikat befreit sein.
Registrierung: berechnest du überhaupt Steuer?
Du berechnest nur dann Steuer, wenn du dafür registriert bist (oder es sein musst). Die meisten USt.- und GST-Systeme setzen eine Umsatzgrenze, unterhalb derer die Registrierung freiwillig und oberhalb derer sie Pflicht ist; manche erlauben eine freiwillige Registrierung, um Steuer auf eigene Einkäufe zurückzuholen. Pflichten bei der Sales Tax in den USA hängen davon ab, wo du präsent bist oder genug verkaufst – das Konzept heißt Nexus und kann für Fernverkäufer in Bundesstaaten entstehen, in denen du nie warst.
Bist du nicht registriert, tragen deine Rechnungen keine Steuerzeile. Manche Länder erwarten einen kurzen Hinweis, warum keine Steuer berechnet wird; dein Steuerberater kennt die passende Formulierung. Bist du registriert, gehört deine Steuernummer auf jede Rechnung und die Steuer muss so ausgewiesen werden, wie es die Regeln verlangen.
Was eine Steuerrechnung üblicherweise zeigt
Über die gewöhnlichen Bestandteile einer Rechnung hinaus verlangen Steuersysteme häufig einige oder alle der folgenden Angaben. Was auf eine Rechnung gehört behandelt das Grunddokument.
- Deine Steuernummer, und in vielen Fällen zwischen Unternehmen auch die des Kunden
- Das Leistungsdatum beziehungsweise den Steuerzeitpunkt, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht
- Für jede Position oder Positionsgruppe: den Betrag vor Steuer, den angewendeten Satz und den Steuerbetrag
- Eine Summe der berechneten Steuer und den Gesamtbetrag inklusive Steuer
- Bei nullbesteuerten oder befreiten Leistungen einen entsprechenden Hinweis
- Bei grenzüberschreitenden Leistungen an Unternehmen, bei denen der Kunde die Steuer abführt, einen Reverse-Charge-Hinweis
- In manchen Ländern das Wort „Steuerrechnung“ als Titel
Steuerpflichtige, befreite und nullbesteuerte Positionen
Nicht jede Position auf einer Rechnung wird gleich behandelt. Eine steuerpflichtige Position bekommt Steuer zu irgendeinem Satz aufgeschlagen. Eine nullbesteuerte Position ist steuerpflichtig zum Satz null – weiterhin im System, weiterhin meldepflichtig, und der Verkäufer kann weiterhin Vorsteuer zurückholen. Eine befreite Position steht ganz außerhalb der Steuer. Eine Rechnung kann das mischen – deshalb gibt es Steuerkennzeichen je Position: etwa eine normal besteuerte Dienstleistungsposition und eine zum Selbstkostenpreis weitergereichte Auslage ohne Steuer.
In Simple Invoice hat jede Position einen Schalter für „steuerpflichtig“. Steuern werden nur auf die steuerpflichtigen Positionen angewendet, und der Summenblock zeigt jede Steuer mit Bezeichnung und Satz in einer eigenen Zeile.
Wie die Steuer auf einer Rechnung berechnet wird
Die Rechnerei ist einfacher als die Regeln. Der Betrag jeder Position ist Menge mal Preis, abzüglich eines eventuellen Positionsrabatts. Die Zwischensumme ist die Summe der Positionen. Ein Rabatt auf die gesamte Rechnung wird als Nächstes abgezogen. Jede Steuer wird dann auf den steuerpflichtigen Anteil dieses rabattierten Betrags angewendet und auf die Nachkommastellen der Währung gerundet; treffen mehrere Steuern zu – etwa eine nationale und eine regionale –, wird jede unabhängig auf dieselbe Basis gerechnet und nicht eine auf die andere aufgeschlagen. Der Gesamtbetrag ist der rabattierte Betrag plus alle Steuern.
Rundungsregeln unterscheiden sich leicht zwischen den Behörden (je Position oder je Rechnung, kaufmännisch oder zur geraden Zahl). Bei kleinen Rechnungen macht das höchstens einen Cent aus; schreibt deine Behörde eine Methode vor, prüfe, ob die Summen deines Werkzeugs ihren Vorgaben entsprechen. Simple Invoice rundet jeden Positions- und jeden Steuerbetrag kaufmännisch von null weg auf die Nachkommastellen der Währung und berechnet Steuern auf der Basis des Rechnungsbetrags.
Grenzüberschreitende Verkäufe
Verkaufst du an einen Kunden in einem anderen Land, ändert sich, wo die Steuer anfällt und wer sie abführt. Dienstleistungen zwischen Unternehmen werden häufig dort besteuert, wo der Kunde sitzt, wobei der Kunde die Steuer abführt und die Rechnung einen Reverse-Charge-Hinweis sowie beide Steuernummern trägt. Für Privatkunden, für Waren und für digitale Dienstleistungen gelten jeweils eigene Regeln, und manche verlangen, dass der Verkäufer sich im Land des Kunden registriert. Rechnungen an Kunden im Ausland schreiben nennt die Fragen, die du stellen solltest.
Aufbewahrung
Registrierte Unternehmen müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren und die eingenommene Steuer fristgerecht melden. Lege jede ausgestellte Rechnung als PDF nach Zeitraum ab; in Simple Invoice kannst du das aktuelle Dokument zusätzlich im Menü Exportieren als JSON herunterladen.
Steuern in Simple Invoice einrichten
Sobald deine Steuerberatung geklärt hat, welche Steuern gelten, fügst du sie mit Bezeichnung und Satz zur aktuellen Rechnung hinzu und markierst nicht steuerpflichtige Positionen mit dem Schalter. Der Summenblock kann jede Steuer einzeln ausweisen; die Beschriftungen bearbeitest du in der Seitenleiste unter Beschriftungen. Pflichtangaben wie Reverse-Charge- oder Befreiungshinweise gehören in die Bedingungen oder einen Textblock.
Fragen
Ich bin nicht registriert. Erwähne ich Steuer auf meinen Rechnungen überhaupt?
Berechnen tust du sie nicht. Manche Länder erwarten einen kurzen Hinweis, dass keine Steuer berechnet wird, samt Grund (zum Beispiel, dass du unter der Registrierungsgrenze liegst). Frag deinen Steuerberater nach der Formulierung, die für dich gilt.
Kann eine Rechnung mehr als eine Steuer enthalten?
Ja – etwa eine nationale und eine regionale Steuer. Simple Invoice wendet jede Steuer unabhängig auf die steuerpflichtige Basis an und zeigt sie in eigenen Zeilen im Summenblock.
Warum nennt dieser Guide keine Steuersätze?
Sätze unterscheiden sich nach Land, Region und Produktkategorie und ändern sich mit der Zeit. Sie hier aufzulisten würde den Guide binnen Monaten irgendwo falsch machen. Nutze die offiziellen Quellen für deine Rechtsordnung oder frag einen Berater.