Einen Kunden im Ausland abzurechnen bringt eine Handvoll Entscheidungen mit sich, die bei Inlandsrechnungen nie auftauchen: welche Währung, welche Bankkennungen, wer die Überweisungsgebühren trägt, wie Datum und Beträge geschrieben werden, damit sie nicht falsch gelesen werden, und wie die Steuer funktioniert, wenn für euch beide unterschiedliche Regeln gelten. Keine dieser Fragen ist schwierig, sobald sie entschieden ist – aber jede sorgt für Verzögerung, wenn der Kunde raten muss.
Dieser Guide geht die Entscheidungen der Reihe nach durch und zeigt, wie du sie auf der Rechnung abbildest, wo es hilft mit der Formatierung von Simple Invoice. Der Steuerabschnitt erklärt, welche Fragen du stellen solltest; er ist keine Beratung und nennt bewusst keine Sätze.
Die Währung wählen – und einmal klar benennen
Vereinbare die Währung im Angebot. Rechnest du in deiner eigenen Währung ab, trägt der Kunde Wechselkursrisiko und Gebühren; rechnest du in seiner ab, trägst du sie – dafür fällt ein Grund zu zögern weg. Viele Freelancer kalkulieren bei großen oder wiederkehrenden Kunden in der Kundenwährung und bei einmaligen Aufträgen in der eigenen. Wie auch immer du dich entscheidest: Die Rechnung muss die Währung eindeutig benennen. $ allein kann fünf verschiedene Währungen meinen, zeige also mindestens einmal den ISO-Code – USD, CAD, AUD – am besten direkt neben dem Gesamtbetrag.
Simple Invoice formatiert jeden Betrag aus einem ISO-Code. Du kannst das Symbol, das schmale Symbol, den Code oder den Währungsnamen anzeigen und das Symbol vor oder hinter den Betrag setzen, mit oder ohne Leerzeichen – 1 234,56 €, €1,234.56 und EUR 1,234.56 sind jeweils eine Einstellung entfernt.
Zahlen und Daten für den Leser formatieren
1,234.56 ist im einen Land eintausend und im anderen etwas über eins. 12/09/2026 ist in weiten Teilen Europas der September und in den USA der Dezember. Formatiere für den Kunden, nicht für dich.
Stelle die Locale der Rechnung auf die des Kunden – Simple Invoice bringt Tausender- und Dezimaltrennzeichen je Locale mit und lässt dich sie auf Komma, Punkt, Leerzeichen oder Apostroph überschreiben, wenn der Hausstil eines Kunden abweicht – und wähle ein eindeutiges Datumsformat wie d MMMM yyyy (12 September 2026) oder die ISO-Form yyyy-MM-dd. Wenn du eine der fünfundzwanzig mitgelieferten Locales wählst, erscheinen die Daten auch in der Sprache des Kunden.
Bankdaten, die über Grenzen hinweg funktionieren
Inländische Kontonummern nützen einer ausländischen Bank oft nichts. Gib die Kennungen an, die internationale Überweisungen brauchen, genau so, wie deine Bank sie ausweist.
- IBAN – die internationale Kontonummer, sofern dein Land eine verwendet.
- BIC/SWIFT – identifiziert deine Bank; für die meisten grenzüberschreitenden Überweisungen erforderlich.
- Name und Adresse des Kontoinhabers – müssen mit den Daten der Bank übereinstimmen; manche Empfängerbanken lehnen Abweichungen ab.
- Name und Adresse der Bank – werden von manchen Systemen der Zahlenden weiterhin verlangt.
- Routing-Angaben für das Zielland – ein US-Konto braucht zum Beispiel eine ABA-Routing-Nummer für Zahlungen im Inlandsformat; frag deine Bank, was du angeben sollst.
- Alternative Wege – wenn du ein Multiwährungskonto hast oder einen Zahlungsdienst akzeptierst, nenne ihn als Option und schreib dazu, welche Währungen er annimmt.
Gebühren und Wechselkurse
Bei internationalen Überweisungen geht an drei Stellen Geld verloren: bei der Gebühr der Bank des Senders, bei Gebühren von Korrespondenzbanken, die unterwegs vom Betrag abgezogen werden, und beim Wechselkurs desjenigen, der umrechnet. Halte in deinen Bedingungen fest, wer die Gebühren trägt – eine gängige Klausel lautet, dass der Zahlende die Option wählt, bei der der volle Rechnungsbetrag beim Empfänger ankommt – und überlege dir ein Multiwährungskonto, das die Kundenwährung lokal empfängt und Zwischenbanken ganz vermeidet.
Drucke keinen Wechselkurs auf die Rechnung, außer deine Finanzbehörde verlangt einen Gegenwert in deiner Heimatwährung; Kurse bewegen sich zwischen Ausstellung und Zahlung. Muss doch einer erscheinen, nenne Quelle und Datum.
Sprache und Beschriftungen
Eine Rechnung in der Sprache des Kunden wird schneller bearbeitet. In Simple Invoice ist jede gedruckte Beschriftung im Abschnitt Beschriftungen bearbeitbar; passe das aktuelle Dokument an die Sprache des Kunden an.
Die Steuerfragen vor der ersten Rechnung
Die steuerliche Behandlung über Grenzen hinweg hängt davon ab, wo beide Parteien ansässig sind, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist, was du lieferst und ob du registriert bist. In vielen Systemen werden grenzüberschreitende Dienstleistungen zwischen Unternehmen dort besteuert, wo der Kunde sitzt – das kann bedeuten, dass du keine Steuer berechnest und der Kunde sie im Reverse-Charge-Verfahren selbst abführt; die Rechnung muss das dann aussagen und in der Regel die Steuernummern beider Parteien zeigen. Andere Konstellationen verlangen, dass du dich im Land des Kunden registrierst. Steuergrundlagen für Rechnungen erklärt das Vokabular; die Quellen unten sind die offiziellen Ausgangspunkte.
Stell diese Fragen einmal deiner Steuerberatung, halte die Antworten je Kundentyp schriftlich fest und übertrage sie in das aktuelle Dokument.
- Ist der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson, und kann ich seine Steuernummer prüfen?
- Wo gilt die Leistung bei dieser Art von Dienstleistung oder Ware als erbracht?
- Berechne ich Steuer, berechne ich nichts mit einem Reverse-Charge-Hinweis, oder muss ich mich im Ausland registrieren?
- Welcher genaue Wortlaut und welche Kennungen müssen in diesem Fall auf der Rechnung stehen?
- Brauche ich für meine eigene Steuererklärung einen Gegenwert des Steuerbetrags in meiner Heimatwährung?
Checkliste für Auslandsrechnungen
Bevor du eine Rechnung ins Ausland schickst, prüfe zusätzlich zu den üblichen Punkten diese hier.
- Währung vereinbart und mit ISO-Code ausgewiesen
- Beträge und Daten für die Locale des Kunden formatiert
- IBAN, BIC/SWIFT, Name des Kontoinhabers und Name der Bank vorhanden
- Gebührenklausel in den Bedingungen; Multiwährungsoption angeboten, falls vorhanden
- Steuerliche Behandlung geklärt und der erforderliche Wortlaut samt Steuernummern enthalten
- Beschriftungen in der Sprache des Kunden, falls so vereinbart
- Fälligkeitsdatum als Kalenderdatum, mit zusätzlichen Tagen für die Überweisungsdauer
Fragen
Soll ich in meiner Währung oder der des Kunden abrechnen?
Beides ist in Ordnung; entscheidend ist, dass ihr es vor der Arbeit vereinbart. Die Währung des Kunden nimmt ihm Reibung und verschiebt das Wechselkursrisiko zu dir; deine eigene macht es umgekehrt. Bei wiederkehrenden Kunden wählen viele Freelancer die Kundenwährung und lassen sie auf ein Multiwährungskonto eingehen.
Berechne ich einem ausländischen Kunden USt. oder Sales Tax?
Das hängt davon ab, wo du und der Kunde sitzen, ob der Kunde ein Unternehmen ist und was du lieferst. Dienstleistungen zwischen Unternehmen werden häufig dort besteuert, wo der Kunde ist, mit einem Reverse-Charge-Hinweis auf der Rechnung statt einer Steuerzeile – aber die Regeln unterscheiden sich und ändern sich. Lass es dir von einem Steuerberater bestätigen; dieser Guide nennt weder Sätze noch Entscheidungen.
Wer zahlt die Überweisungsgebühren?
Wer in deinen Bedingungen genannt ist. Trage die vereinbarte Klausel in den Bedingungen-Block des aktuellen Dokuments ein.