Ви завершили роботу для клієнта, і він попросив рахунок — але компанії у вас немає. Рахунок усе одно можна виставити. Рахунок — це вимога оплати від того, хто виконав роботу, і в більшості країн приватна особа, фрилансер чи підприємець може виставити його від власного імені. Змінюється кілька реквізитів у документі і, залежно від того, де ви живете, може знадобитися реєстрація чи декларування.
Цей посібник пояснює, як виглядає рахунок від фізичної особи, що варто уточнити в податковій, перш ніж на нього покладатися, як нумерувати й зберігати рахунки і як зробити охайний документ у SimpleInvoice без жодного оформлення бізнесу.
Чи можна виставляти рахунки без компанії?
Загалом так. Компанія — це один спосіб вести діяльність; людина — інший. Більшість податкових систем дозволяють фізичним особам отримувати дохід від послуг і декларувати його в особистій звітності, а в багатьох є спрощений статус саме для цього — фізична особа-підприємець, самозайнятий, фрилансер, *auto-entrepreneur*, *Kleinunternehmer*. Десь потрібно зареєструватися до першого рахунку, десь — лише після перевищення порогу доходу, а подекуди разову роботу трактують інакше, ніж регулярну діяльність.
Майже універсальним є одне: дохід оподатковується, і клієнту, можливо, доведеться звітувати про виплату вам. Тож виставляйте рахунки відкрито, під справжнім іменем, і зберігайте копії.
Що змінюється в рахунку
Майже нічого. Рахунок фізичної особи містить ті самі частини, що й рахунок компанії — див. що має бути в рахунку — з такими відмінностями в блоці Від кого та в підсумках:
- Ваше повне юридичне ім'я там, де була б назва компанії. Торгова назва теж прийнятна, якщо поруч є ваше власне ім'я.
- Ваша домашня або робоча адреса — та, яку знає податкова.
- Ваш особистий податковий ідентифікатор, якщо цього вимагають місцеві правила (податковий номер, національний ID чи номер реєстрації самозайнятості), і жодного коду компанії, бо компанії немає.
- Без рядка ПДВ чи податку з продажу, якщо ви не зареєстровані як платник. Багато фізичних осіб не досягають порогу реєстрації і виставляють рахунок без податку; деякі країни хочуть бачити окреме речення про це.
- Ваш власний банківський рахунок у реквізитах для оплати — особистий рахунок прийнятний, якщо банк чи податкова не кажуть інакше; окремий рахунок для роботи спрощує облік.
Нумерація та зберігання документів
Нумеруйте рахунки однією нерозривною послідовністю з першого документа, навіть якщо надсилаєте три на рік. Простого INV-0001, INV-0002 достатньо; нумерація рахунків показує варіанти, якщо хочете додати рік у номер. Зберігайте PDF кожного надісланого рахунку й занотовуйте дату оплати — тека на рік є цілком робочою системою, і саме з неї будуватиметься ваша податкова звітність.
У SimpleInvoice поточний рахунок живе у вашому браузері, а кожен експорт — це PDF, який ви зберігаєте, де вам зручно. Експортуйте також копію в JSON, якщо хочете резервну версію, яку можна знову відкрити й відредагувати.
Як отримати оплату
Клієнти платять фізичним особам так само, як і компаніям — переважно банківським переказом, — але їхня бухгалтерія може спершу попросити анкету чи декларацію, особливо у великих організаціях. Запитайте, що їм потрібно, коли домовляєтеся про роботу, а не коли надсилаєте рахунок. Вказуйте чіткі умови оплати й термін; умови оплати рахунку підказують розумні значення за замовчуванням для тих, у кого за спиною немає договірного відділу. Для клієнтів за кордоном рахунки іноземним клієнтам розглядають валюту й банківські реквізити.
Коли варто подумати про компанію
Виставляти рахунки як фізична особа доречно для нерегулярної роботи та на старті. Три ознаки, що час придивитися до компанії чи офіційної реєстрації самозайнятості: ваш дохід наближається до порогу, за яким реєстрація чи ПДВ стають обов'язковими; правила закупівель клієнта допускають лише зареєстрованих постачальників; або ви хочете відокремити відповідальність бізнесу від особистого майна. Жодна з цих обставин не змінює того, як працює сам рахунок — макет, нумерація та облік переносяться без змін.
Шаблон, який підійде
Простий шаблон рахунку — природна точка старту: проста шапка з вашим іменем, дати, два адресні блоки, коротка таблиця позицій і сума, з вимкненим рядком податку, доки він вам не знадобиться. Шаблон рахунку для фрилансера додає посилання на проєкт і повніші реквізити для оплати. Відкрийте будь-який із них, замініть зразок своїми даними — і кожна надрукована назва, включно з «Податковий номер», яку можна перейменувати на той ідентифікатор, що є у вас, редагується просто на місці. Рахунки для фрилансерів описують щоденну рутину, коли перший рахунок уже надіслано.
Типові помилки
Ті, що призводять до затримки оплати або незручного листа з податкової:
- Нарахування податку, платником якого ви не є. Якщо ви не зареєстровані, не додавайте рядок ПДВ чи податку з продажу.
- Псевдонім замість юридичного імені. Бухгалтерія клієнта має зіставити рахунок із тією людиною, якій платить.
- Перезапуск нумерації. Кожна нова робота не починається з рахунку №1; послідовність триває стільки, скільки ви працюєте.
- Відсутність терміну оплати. Без нього діє стандартний цикл клієнта — часто довший, ніж ви очікуєте.
- Незбережені копії. Від них залежить ваша податкова звітність.
Запитання
Чи потрібен податковий номер, щоб виставляти рахунки як фізична особа?
Часто так — особистий податковий ідентифікатор або номер реєстрації самозайнятості, залежно від країни. Десь його вимагають у кожному рахунку, десь просять лише задекларувати дохід. З'ясуйте це в податковій перед першим рахунком.
Чи можна виставити рахунок за разову роботу?
Зазвичай так. Багато податкових систем трактують нерегулярний дохід інакше, ніж постійну діяльність, але це все одно дохід, який треба задекларувати. Виставте звичайний рахунок від власного імені і збережіть копію.
Чи може клієнт платити на мій особистий банківський рахунок?
Зазвичай так; рахунку компанії, на який можна було б заплатити, просто немає. Перевірте умови свого банку й подумайте про окремий рахунок для робочих надходжень, щоб облік лишався охайним.