Eine Gutschrift (kaufmännische Gutschrift oder Rechnungskorrektur) ist ein Dokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise aufhebt. Sie sagt im Grunde: „Ihr schuldet uns weniger, als die Rechnung verlangt hat“ – weil Ware zurückkam, ein Preis falsch war, nachträglich ein Rabatt vereinbart wurde oder die Arbeit nicht vollständig geliefert wurde. Der gutgeschriebene Betrag verringert entweder, was der Kunde noch zahlen muss, oder wird – falls er schon gezahlt hat – erstattet oder mit seiner nächsten Rechnung verrechnet.
Gutschriften gibt es, weil eine verschickte Rechnung nie bearbeitet oder stillschweigend gelöscht werden sollte: Sie ist auf beiden Seiten ein Beleg und, wo Steuer anfällt, ein Steuerdokument. Dieser Guide erklärt, wann du eine ausstellst, was sie enthalten muss, wie du sie nummerierst, damit deine Folge sauber bleibt, und wie du in SimpleInvoice eine aus demselben Layout wie deine Rechnungen erzeugst.
Was eine Gutschrift ist
Stell dir eine Gutschrift als Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen vor. Sie trägt dieselben Parteien, verweist auf eine bestimmte Originalrechnung und listet die gutgeschriebenen Positionen oder Beträge auf, mit der Steuer, die darauf angefallen ist. Wo die Rechnung eine Forderung begründet hat, verringert die Gutschrift sie. Wo die Rechnung Steuer berechnet hat, kehrt die Gutschrift diese Steuer um, damit die Steuermeldung beider Seiten korrekt bleibt.
Die Buchhaltung des Kunden legt sie zur Originalrechnung. Hat er noch nicht gezahlt, zahlt er die Rechnung abzüglich der Gutschrift. Hat er gezahlt, bleibt das Guthaben auf seinem Konto stehen, bis du es erstattest oder mit einer späteren Rechnung verrechnest – und die Gutschrift ist das Dokument, das zeigt, warum.
Wann du eine ausstellst
Immer dann, wenn sich eine ausgestellte Rechnung als zu hoch herausstellt oder gar nicht hätte ausgestellt werden dürfen:
- Zurückgesandte oder abgelehnte Ware – der Kunde schickt Artikel zurück oder nimmt einen Teil einer Lieferung nicht an.
- Ein Preis- oder Mengenfehler – der falsche Satz, eine doppelte Position, zweimal abgerechnete Stunden.
- Ein nach der Rechnung vereinbarter Rabatt – ein Kulanznachlass, ein Mengenbonus, eine Gutschrift für eine verpasste Frist.
- Nicht gelieferte Arbeit – ein abgesagter Meilenstein, der schon in Rechnung gestellt war.
- Eine doppelte Rechnung – dieselbe Arbeit zweimal in Rechnung gestellt; schreibe eine davon vollständig gut.
- Falscher Empfänger oder falsche Angaben – schreibe das Original vollständig gut und stelle eine korrekte Rechnung aus.
Was sie enthalten muss
Eine Gutschrift braucht fast alles, was eine Rechnung braucht – siehe Was auf eine Rechnung gehört – plus den Verweis darauf, was sie korrigiert:
- Der Titel „Gutschrift“ (oder „Rechnungskorrektur“), niemals „Rechnung“.
- Eine eigene eindeutige Nummer aus einer getrennten Folge, etwa
CN-0001. - Das Ausstellungsdatum und Nummer und Datum der Originalrechnung.
- Die Daten beider Parteien, wie sie auf der Originalrechnung standen, einschließlich Steuernummern, wo nötig.
- Die gutgeschriebenen Positionen oder Beträge mit Mengen und Einzelpreisen sowie der Grund in einer Zeile oder einem Hinweis.
- Die umgekehrte Steuer zu dem Satz, den die Originalrechnung berechnet hat, und der gutgeschriebene Gesamtbetrag.
- Was als Nächstes passiert: Erstattung auf den ursprünglichen Zahlungsweg, Verrechnung mit einer benannten Rechnung oder Verbleib als Guthaben.
Positive oder negative Zahlen?
Die Konventionen unterscheiden sich. In vielen Ländern zeigt eine Gutschrift die gutgeschriebenen Beträge als gewöhnliche positive Zahlen unter einer Überschrift, die die Richtung klar macht – der Titel übernimmt die Arbeit. In anderen, und in den meisten Buchhaltungsprogrammen, wird sie als negative Rechnung dargestellt. Beides wird verstanden; entscheidend ist, dass das Dokument als Gutschrift betitelt ist und auf die Originalrechnung verweist. Hat die Buchhaltung deines Kunden eine Präferenz, folge ihr.
Nummerierung und Ablage
Gib Gutschriften ein eigenes Präfix und eine eigene Folge. Teilen sie sich die Nummern mit den Rechnungen, entsteht jedes Mal eine Lücke in der Rechnungsfolge, wenn du eine ausstellst – und Lücken sind genau das, wonach Prüfer fragen. Best Practices zur Rechnungsnummerierung behandelt Präfixe und jährliche Neustarts.
Lass die Originalrechnung, wie sie war, lege die Gutschrift daneben ab, und wenn eine korrigierte Rechnung nötig ist, stelle sie mit der nächsten Rechnungsnummer und einem Hinweis auf beide aus. Lösche das Original nie: Die drei Dokumente zusammen erzählen die ganze Geschichte. Wo Umsatzsteuer oder Sales Tax im Spiel ist, ist die Gutschrift auch das, was dir erlaubt, die gemeldete Steuer zu verringern – USt. und Sales Tax auf Rechnungen erklärt die Grundlagen und wo du lokale Regeln prüfst.
Gutschrift, Erstattung oder Storno der Rechnung
Eine Erstattung ist Geld, das zum Kunden zurückfließt; die Gutschrift ist das Dokument, das sie begründet. Du kannst eine Gutschrift ausstellen, ohne zu erstatten (das Guthaben wird mit der nächsten Rechnung verrechnet), und du solltest nicht ohne eine erstatten. Eine Rechnung zu stornieren – sie aus deinen Unterlagen zu streichen, als hätte sie nie existiert – ist nur akzeptabel, wenn sie nie verschickt wurde. Sobald sie deinen Postausgang verlassen hat, storniere sie mit einer Gutschrift über den vollen Betrag.
Dieselbe Unterscheidung trennt eine Gutschrift von den anderen Dokumenten rund um eine Rechnung: Ein Angebot schlägt vor, eine Rechnung fordert, eine Quittung bestätigt, eine Gutschrift macht rückgängig. Rechnung, Quittung oder Angebot stellt sie nebeneinander.
Eine in SimpleInvoice ausstellen
Öffne die Originalrechnung, dupliziere sie und ändere den Titel im Kopfblock auf Gutschrift. Setze das Nummernfeld auf deine Gutschriftsfolge, behalte nur die gutgeschriebenen Positionen (oder ergänze eine einzelne Zeile, die die Gutschrift beschreibt), lass die Steuer wie auf dem Original und nutze den Hinweisblock für „Gutschrift zu Rechnung INV-0042 vom 2. März – zurückgesandte Artikel“ und dafür, was mit dem Geld passiert. Exportiere das PDF und verschicke es mit demselben Betreffmuster wie deine Rechnungen. Speichere das Ergebnis als Vorlage, damit die nächste nur einen Klick entfernt ist – die Vorlagengalerie zeigt, wie Presets und gespeicherte Vorlagen zusammenspielen.
Fragen
Kann ich die Rechnung nicht einfach bearbeiten, statt eine Gutschrift auszustellen?
Nur, wenn sie noch nicht verschickt wurde. Sobald der Kunde sie hat, ist die Rechnung auch auf seiner Seite ein Beleg und in vielen Rechtsordnungen ein Steuerdokument; korrigiere sie mit einer Gutschrift und, falls nötig, einer neuen Rechnung.
Kann eine Gutschrift nur einen Teil einer Rechnung betreffen?
Ja. Teilgutschriften sind der Normalfall – ein zurückgesandter Artikel, eine zu hoch abgerechnete Position. Liste nur auf, was gutgeschrieben wird, und verweise auf die Originalrechnung, damit klar ist, dass der Rest weiterhin fällig ist.
Kann der Kunde mir eine Gutschrift ausstellen?
Ein Käufer kann eine Belastungsanzeige schicken und um eine Gutschrift bitten, aber die Gutschrift selbst kommt vom Verkäufer – der Partei, die die zu korrigierende Rechnung ausgestellt hat.