Eine Proforma-Rechnung – auch *Pro-forma-Rechnung* geschrieben – ist eine vorläufige Rechnung, die verschickt wird, bevor ein Verkauf abgeschlossen ist. Sie sieht aus wie die echte und sagt, was dem Käufer berechnet wird, ist aber keine Zahlungsaufforderung, kein Steuerdokument und wird nicht als Verkauf verbucht. Ihre Aufgabe ist, den Käufer handlungsfähig zu machen: eine Bestellung anlegen, Mittel bereitstellen, eine Einfuhrgenehmigung einholen oder die Zollabfertigung erledigen.
Dieser Guide behandelt, wozu eine Proforma-Rechnung dient, wann du eine statt eines Angebots oder einer Rechnung schickst, was drauf stehen muss, damit sie nicht für eine echte Rechnung gehalten wird, und wie du in einer Minute eine aus der Vorlage für Proforma-Rechnungen erstellst.
Was eine Proforma-Rechnung ist
*Pro forma* ist Latein für „der Form halber“: ein Dokument, das erstellt wird, um ein Verfahren zu bedienen, nicht um ein abgeschlossenes Ereignis festzuhalten. Eine Proforma-Rechnung beschreibt also einen Geschäftsvorgang, der vereinbart, aber noch nicht ausgeführt ist – diese Waren, diese Menge, dieser Preis, diese Bedingungen – im Layout, das die spätere Rechnung nutzen wird.
Weil nichts geliefert wurde, wird nichts geschuldet. Die Proforma-Rechnung begründet weder eine Forderung für den Verkäufer noch eine Verbindlichkeit für den Käufer, sie trägt keine Nummer aus der echten Rechnungsfolge, und wo Umsatzsteuer oder Sales Tax anfällt, ist sie keine gültige Steuerrechnung. Was auch immer der Käufer damit macht – vorauszahlen, eine Bestellung anlegen, eine Sendung anmelden –, sobald die Lieferung erfolgt, muss eine echte Rechnung folgen.
Wann du eine nutzt
Proforma-Rechnungen existieren für die Lücke zwischen Vereinbarung und Lieferung. Die häufigen Fälle:
- Vorauszahlung. Der Käufer will zahlen, bevor du anfängst oder verschickst, und braucht ein Dokument mit dem exakten Betrag.
- Bestellungen. Einkaufs- und Finanzabteilungen können oft keine Bestellung anlegen, ohne ein Lieferantendokument mit dem Preis; die Proforma ist dieses Dokument.
- Internationale Sendungen. Zollbehörden, Spediteure und Banken, die Akkreditive ausstellen, verlangen eine Proforma, um die Ware zu bewerten, bevor die Handelsrechnung existiert.
- Grundsätzliche Freigabe. Ein Kunde will sehen, wie die endgültige Rechnung aussehen wird – jede Position, jede Steuer –, bevor er sich festlegt.
- Förderungen und Budgets. Eine Organisation braucht ein Lieferantendokument, um Mittel gegen eine Budgetposition zu reservieren.
Proforma-Rechnung, Angebot oder Rechnung
Ein Angebot ist eine Offerte, die der Käufer noch nicht angenommen hat. Es kann Optionen auflisten, eine Gültigkeitsdauer tragen und sich vor der Einigung ändern. Eine Proforma-Rechnung kommt nach der Annahme: Das Geschäft steht fest, und das Dokument gibt es einfach in Rechnungsform wieder, damit der Käufer danach handeln kann. Eine Rechnung kommt nach der Lieferung und fordert Zahlung.
Die drei sind dasselbe Layout zu verschiedenen Zeitpunkten. In der Praxis ersetzt eine Proforma bei Stammkunden oft das formelle Angebot, und bei kleinen Aufträgen geht ein Angebot oft direkt in eine Rechnung über – der Proforma-Schritt lohnt sich nur, wenn der Käufer ihn braucht. Rechnung, Quittung oder Angebot stellt die ganze Dokumentfamilie und ihre Reihenfolge dar.
Was drauf stehen muss
Eine Proforma-Rechnung trägt alles, was die endgültige Rechnung tragen wird – beide Parteien, Positionen, Mengen, Preise, Steuern und den Gesamtbetrag – plus drei Dinge, die verhindern, dass sie mit einer verwechselt wird:
- Der Titel „Proforma-Rechnung“, nicht „Rechnung“, im Kopf.
- Eine eigene Referenz (zum Beispiel
PF-0007), niemals eine Nummer aus deiner Rechnungsfolge. - Eine klare Statusangabe: dass dies keine Zahlungsaufforderung ist – oder, falls eine Vorauszahlung erwartet wird, der Betrag, wie er zu zahlen ist und dass eine Steuerrechnung folgt.
- Ein Gültigkeitsdatum – Preise und Wechselkurse bewegen sich, und die Proforma sollte sagen, wie lange sie gilt.
- Bei Sendungen: Ursprungsland, Gewichte, HS- oder Zolltarifnummern und Lieferbedingungen, wie die Zollbehörde es verlangt.
Von der Proforma zur Rechnung
Wenn die Ware verschickt oder die Arbeit erledigt ist, stellst du die echte Rechnung aus. Sie bekommt die nächste Nummer deiner Folge und das heutige Datum, wiederholt Positionen und Summen der Proforma (angepasst, falls sich die Lieferung geändert hat) und zeigt, falls der Käufer auf die Proforma vorausgezahlt hat, diese Zahlung als bezahlten Betrag, damit der offene Betrag stimmt. Verweise auf der Rechnung auf die Proforma – „gemäß Proforma PF-0007“ –, damit die Buchhaltung des Käufers beide zuordnen kann.
Bearbeite die Proforma nicht zur Rechnung um. Dupliziere sie, damit die Proforma als Beleg dessen erhalten bleibt, was versprochen wurde. Best Practices zur Rechnungsnummerierung erklärt, warum ein eigenes Präfix für Nicht-Rechnungen die Folge sauber hält.
Eine in SimpleInvoice erstellen
Die Vorlage für Proforma-Rechnungen ist das Classic-Layout mit geändertem Titel, einem Detailblock, der „Gültig bis“ statt „Fälligkeitsdatum“ zeigt, und einer Statuszeile, die bereits in den Hinweisen steht. Öffne sie, trage Parteien und Positionen ein, setze die Referenz und exportiere ein PDF. Ist das Geschäft abgeschlossen, dupliziere das Dokument, ändere den Titel zurück auf Rechnung, lass es die nächste Rechnungsnummer nehmen und ergänze die Vorauszahlung, falls es eine gab, im Summenblock. Rechnungen an Kunden im Ausland schreiben behandelt Währung und Bankdaten, die eine Export-Proforma üblicherweise braucht.
Fragen
Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?
Nicht als Zahlungsaufforderung – geschuldet wird nichts, bis die echte Rechnung ausgestellt ist. Sie kann aber als Nachweis des vereinbarten Preises und der Bedingungen dienen; behandle das, was sie sagt, also als Zusage, die du innerhalb ihrer Gültigkeitsdauer einhalten willst.
Kann ein Kunde eine Proforma-Rechnung bezahlen?
Ja, und die Vorauszahlung ist ein häufiger Grund, eine auszustellen. Verbuche das Geld als Vorauszahlung und stelle bei Lieferung die echte Rechnung aus, die es als bezahlten Betrag zeigt, damit Bücher und Steuermeldung zusammenpassen.
Enthält eine Proforma-Rechnung Umsatzsteuer oder Sales Tax?
Sie zeigt die Steuer, die die endgültige Rechnung berechnen wird, damit der Käufer den vollen Betrag kennt – sie ist aber selbst keine Steuerrechnung, und der Käufer kann darauf keine Steuer zurückholen. Das passiert auf der echten Rechnung.
Heißt es „Proforma“ oder „pro forma“?
Beides ist gebräuchlich. „Pro forma“ ist die ursprüngliche lateinische Wendung; „Proforma“ in einem Wort ist in Handel und Versand üblich. Entscheide dich für eine Schreibweise und nutze sie auf deinen Dokumenten einheitlich.