Dem Geld hinterherzulaufen ist der Teil des Freelancer-Daseins, den niemand mag – und weil es unangenehm ist, wartet man zu lange und schreibt dann zu scharf. Eine feste Abfolge von Erinnerungen löst beides: Die nächste Nachricht geht nach Zeitplan raus statt im Moment größter Frustration, und sie ist bereits geschrieben.
Die folgenden Vorlagen steigern sich in vier Stufen. Jede nennt Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum, hängt die Rechnung erneut an und bittet um genau eine Sache. Ersetze die Teile in eckigen Klammern und behalte den Ton bei. Simple Invoice erstellt das Dokument, verfolgt seinen Status aber nicht; führe die Fälligkeit deshalb in deinen eigenen Unterlagen.
Schritt 0 – Ein freundlicher Hinweis vor dem Fälligkeitsdatum
Bei größeren Rechnungen oder neuen Kunden fängt eine kurze Nachricht ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum Probleme ab, solange noch Zeit bleibt, sie zu lösen: Die Rechnung ist im falschen Postfach gelandet, die Bestellnummer passte nicht, die freigebende Person ist im Urlaub. Es ist noch keine Mahnung – halte sie also locker.
- Betreff: Rechnung [INV-0042] – fällig am [date]
- „Hallo [name], nur ein kurzer Hinweis: Rechnung [INV-0042] über [amount] ist am [date] fällig. Der Einfachheit halber habe ich sie noch einmal angehängt. Falls von meiner Seite noch etwas fehlt, damit sie bearbeitet werden kann, sagen Sie mir gern Bescheid. Danke und viele Grüße, [you]“
Schritt 1 – Erste Erinnerung, ein bis drei Tage nach Fälligkeit
Geh davon aus, dass es schlicht untergegangen ist. Nenne die Fakten, häng die Rechnung an und frag, wann du mit der Zahlung rechnen kannst. Schick sie an die Adresse der Buchhaltung und setz deinen Ansprechpartner in Kopie.
- Betreff: Überfällig: Rechnung [INV-0042] – [amount], fällig am [date]
- „Hallo [name], Rechnung [INV-0042] über [amount] war am [date] fällig, und ich habe bisher keinen Zahlungseingang. Ich habe sie noch einmal angehängt. Könnten Sie mir sagen, wann die Zahlung eingeplant ist oder ob etwas sie aufhält? Die Zahlungsdetails stehen auf der Rechnung, der Verwendungszweck ist [INV-0042]. Danke und viele Grüße, [you]“
Schritt 2 – Zweite Erinnerung, etwa eine Woche später
Weiterhin freundlich, jetzt aber konkret. Nenne die Zahl der Tage seit Fälligkeit, bitte um ein Zahlungsdatum und erwähne deine Bedingungen, falls dort Verzugszinsen vorgesehen sind – als Tatsache, nicht als Drohung.
- Betreff: Zweite Erinnerung: Rechnung [INV-0042] seit [n] Tagen überfällig
- „Hallo [name], Rechnung [INV-0042] über [amount] ist inzwischen [n] Tage über dem Fälligkeitsdatum vom [date]. Ich würde mich über ein verbindliches Zahlungsdatum bis zum [Datum in ein paar Tagen] freuen. Wie in den Bedingungen auf der Rechnung angegeben, können auf überfällige Beträge im gesetzlich zulässigen Rahmen Zinsen anfallen – was ich lieber vermeiden würde. Falls die Rechnung beanstandet wird oder korrigiert werden muss, sagen Sie mir bitte Bescheid, damit ich das klären kann. Die Rechnung ist angehängt. Danke und viele Grüße, [you]“
Schritt 3 – Letzte Mahnung, zwei bis drei Wochen nach Fälligkeit
Kurz, förmlich, mit Frist und einem klar benannten nächsten Schritt. Richte sie an die Buchhaltung und an den ranghöchsten Kontakt, den du hast. Leg laufende Arbeiten für diesen Kunden so lange auf Eis, bis die Sache geklärt ist – und sag das auch.
- Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung [INV-0042] – [amount] überfällig seit [date]
- „Sehr geehrte(r) [name], trotz vorheriger Erinnerungen am [dates] ist Rechnung [INV-0042] über [amount], fällig am [date], weiterhin offen. Bitte veranlassen Sie die Zahlung bis zum [Frist, etwa sieben Tage später]. Sollte bis dahin kein Zahlungseingang vorliegen, werde ich [die in meinen Bedingungen vorgesehenen Verzugszinsen berechnen / die weitere Arbeit einstellen / die Forderung zum formellen Einzug übergeben]. Falls Sie diese Rechnung für fehlerhaft halten, melden Sie sich bitte vor diesem Datum bei mir. Eine Kopie ist angehängt. Mit freundlichen Grüßen, [you]“
Der Anruf dazwischen
Zwischen Schritt 2 und 3 bewirkt ein zweiminütiger Anruf in der Buchhaltung oft das, was drei E-Mails nicht geschafft haben. Frag, ob die Rechnung eingegangen und freigegeben ist, ob eine Bestellnummer oder ein Lieferantenstammsatz fehlt und wann der nächste Zahlungslauf ist. Notiere den Namen der Person und was sie gesagt hat, und bestätige es anschließend per E-Mail. Die meisten hängengebliebenen Rechnungen stecken an einem Schritt fest, von dem dir niemand erzählt hat.
Nach der letzten Mahnung
Verstreicht die Frist, tu das, was du angekündigt hast. Die Möglichkeiten, grob nach Eskalationsstufe: Zinsen und Pauschalen berechnen, soweit deine Bedingungen und das örtliche Recht sie erlauben, und eine aktualisierte Aufstellung schicken; die Arbeit einstellen und noch nicht übergebene Ergebnisse zurückhalten; ein formelles Schreiben mit Ankündigung rechtlicher Schritte senden; ein gerichtliches Verfahren für kleine Forderungen oder ein entsprechendes Äquivalent nutzen, das in vielen Ländern genau dafür gedacht ist und ohne Anwalt auskommt; oder die Forderung an ein Inkassobüro übergeben. Welche davon verfügbar und sinnvoll sind, hängt davon ab, wo du und der Kunde sitzen – und von der Höhe des Betrags.
Wie es auch ausgeht: Halte es in deinem eigenen Register fest. Notiere die Rechnung bei Begleichung als bezahlt oder bei Abschreibung als storniert, damit die Folge vollständig und nachvollziehbar bleibt.
Wenn mehrere Rechnungen überfällig sind
Mahne mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden mit einer einzigen Aufstellung: eine kurze Tabelle aus Rechnungsnummern, Daten, Beträgen und Tagen seit Fälligkeit, mit der Summe am Ende. Erstelle sie aus deinen Zahlungsunterlagen außerhalb von Simple Invoice oder nutze die Vorlage „Minimal“ für ein Dokument aus Textblöcken mit den offenen Posten.
Die nächste Mahnung vermeiden
Die beste Erinnerung ist die, die du nie schreibst. Als Freelancer Rechnungen schreiben beschreibt die Gewohnheiten, die verspätete Zahlungen seltener machen: Konditionen vorab vereinbaren, die Bestellnummer vor Arbeitsbeginn einholen, Anzahlungen und Meilensteine bei größeren Projekten, eine Rechnung, die alles enthält, was die freigebende Person braucht, und ein wöchentlicher Blick auf die Liste der überfälligen Rechnungen, damit keine unbemerkt altert.
Fragen
Wie schnell nach dem Fälligkeitsdatum sollte ich die erste Erinnerung schicken?
Nach ein bis drei Werktagen. Länger zu warten signalisiert, dass das Fälligkeitsdatum verhandelbar war; am Fälligkeitstag selbst zu schreiben kann für einen Kunden, dessen Überweisung bereits läuft, voreilig wirken.
Sollte ich bestimmter auftreten, wenn der Kunde ein großes Unternehmen ist?
Nicht bestimmter – sondern prozessorientierter. Große Unternehmen zahlen über Prozesse; der schnellste Weg ist herauszufinden, an welchem Schritt die Rechnung feststeckt (eingegangen, einer Bestellung zugeordnet, freigegeben, eingeplant) und genau diesen Schritt einzufordern. Heb den bestimmten Ton für einen Kunden auf, der die Forderung bestätigt hat und trotzdem nicht zahlt.
Sollte ich die Verzugsgebühr wirklich berechnen?
Sie zu erwähnen bringt Rechnungen in Bewegung; sie zu berechnen ist eine Abwägung über die Kundenbeziehung. Viele Freelancer setzen sie in der letzten Mahnung an und erlassen sie nach Zahlungseingang. Wenn du ankündigst, sie zu berechnen, dann tu es auch – sonst hat die nächste Erinnerung kein Gewicht mehr.