De meeste freelancers komen verbruiksbelasting voor het eerst tegen als een klant vraagt "is dat inclusief btw?" of als een boekhouder vraagt of ze zich hebben geregistreerd. De regels zijn nationaal, gedetailleerd en veranderlijk, en deze gids probeert ze niet weer te geven. Wat hij wel doet, is de terminologie en de mechaniek uitleggen, zodat het gesprek met je boekhouder kort blijft en je het juiste op de factuur zet zodra je weet hoe jouw situatie behandeld wordt.
Niets hier is belastingadvies, en er staan bewust geen tarieven in — die verschillen per land, per regio en per product, en ze veranderen. Gebruik de officiële bronnen onderaan voor jouw land. In Simple Invoice wordt het rekenwerk voor je gedaan zodra je de belastingen invoert die op jou van toepassing zijn.
Drie systemen, één idee
Btw (belasting over de toegevoegde waarde), GST (goods and services tax) en omzetbelasting zijn allemaal belastingen op consumptie die de verkoper int en aan de overheid afdraagt. Ze verschillen in hoe ze werken.
- Btw — gebruikt in heel Europa en een groot deel van de wereld. Wordt in elke schakel van de keten gerekend; geregistreerde ondernemers rekenen hem op hun verkopen en vorderen terug wat ze op hun inkopen hebben betaald, dus de factuur moet de belasting apart tonen zodat de koper hem kan terugvorderen.
- GST — hetzelfde mechanisme onder een andere naam in landen als Australië, Canada, Nieuw-Zeeland, Singapore en India, soms gecombineerd met regionale belastingen.
- Omzetbelasting — gebruikt in de Verenigde Staten, vastgesteld door staten en vaak ook door steden en county's. Wordt één keer geheven, bij de eindconsument, tegen het tarief van de plaats waar de verkoop wordt geacht plaats te vinden; zakelijke kopers kunnen met een certificaat vrijgesteld zijn.
Registratie: reken je überhaupt belasting?
Je rekent alleen belasting als je ervoor geregistreerd bent (of dat moet zijn). De meeste btw- en GST-stelsels kennen een omzetdrempel waaronder registratie optioneel is en waarboven die verplicht wordt, en sommige laten je vrijwillig registreren om belasting op je eigen inkopen terug te vorderen. Verplichtingen voor omzetbelasting in de VS hangen af van waar je aanwezig bent of genoeg verkoopt — het begrip nexus — dat voor verkopers op afstand kan ontstaan in staten waar ze nooit zijn geweest.
Ben je niet geregistreerd, dan staat er geen belastingregel op je facturen. Sommige landen verwachten een korte vermelding waarom er geen belasting wordt gerekend; je boekhouder kent de bewoording. Ben je wel geregistreerd, dan hoort je btw-nummer op elke factuur en moet de belasting worden getoond zoals de regels voorschrijven.
Wat een btw-factuur doorgaans toont
Naast de gewone onderdelen van een factuur eisen belastingstelsels vaak een deel of alle van het volgende. Wat moet er op een factuur staan behandelt het basisdocument.
- Je eigen btw-nummer, en in veel zakelijke situaties ook dat van de klant
- De leverdatum of het tijdstip van de prestatie, als die afwijkt van de factuurdatum
- Per regel of groep regels: het bedrag vóór belasting, het toegepaste tarief en het belastingbedrag
- Een totaal van de gerekende belasting, en het totaal inclusief belasting
- Bij leveringen tegen nultarief of vrijgestelde leveringen een vermelding daarvan
- Bij zakelijke leveringen over de grens waarbij de afnemer de belasting aangeeft, een vermelding btw verlegd
- In sommige landen het woord "Btw-factuur" als titel
Belaste, vrijgestelde en nultarief-regels
Niet elke regel op een factuur wordt hetzelfde behandeld. Bij een belaste regel komt er belasting bij tegen een bepaald tarief. Een regel met nultarief is belast tegen nul — nog steeds binnen het systeem, nog steeds aan te geven, en de verkoper mag de voorbelasting nog steeds terugvorderen. Een vrijgestelde regel valt helemaal buiten de belasting. Een factuur kan die door elkaar hebben, en daarom bestaan er belastingschakelaars per regel: bijvoorbeeld een dienst die normaal belast is en een doorbelaste uitgave die tegen kostprijs zonder belasting wordt doorgegeven.
In Simple Invoice heeft elke factuurregel een schakelaar belastbaar. Belastingen worden alleen op de belaste regels toegepast, en het blok Totalen toont elke belasting met label en tarief op een eigen rij.
Hoe belasting op een factuur wordt berekend
Het rekenwerk is eenvoudiger dan de regels. Het bedrag van elke regel is aantal maal tarief, min een eventuele regelkorting. Het subtotaal is de som van de regels. Een korting op factuurniveau gaat er daarna vanaf. Elke belasting wordt vervolgens toegepast op het belaste deel van dat bedrag na korting en afgerond op de decimalen van de valuta; gelden er meerdere belastingen — bijvoorbeeld een landelijke en een regionale — dan wordt elk onafhankelijk over dezelfde grondslag berekend en niet de een bovenop de ander. Het totaal is het bedrag na korting plus alle belastingen.
Afrondingsconventies verschillen licht per belastingdienst (per regel of per factuur, rekenkundig of bankiersafronding). Bij de meeste kleine facturen scheelt dat hooguit een cent; schrijft jouw belastingdienst een methode voor, controleer dan of de totalen van je tool overeenkomen met die richtlijn. Simple Invoice rondt elk regelbedrag en elk belastingbedrag af van nul af naar de decimalen van de valuta en berekent belastingen over de grondslag van het factuurtotaal.
Verkoop over de grens
Verkopen aan een klant in een ander land verandert waar de belasting verschuldigd is en wie hem aangeeft. Zakelijke diensten worden vaak belast waar de afnemer zit, waarbij de afnemer de belasting aangeeft en de factuur een vermelding btw verlegd en beide btw-nummers draagt. Voor consumenten, goederen en digitale diensten gelden eigen regels, en sommige verplichten de verkoper zich in het land van de afnemer te registreren. Internationale klanten factureren zet de vragen op een rij die je moet stellen.
Administratie
Bewaar elke uitgegeven factuur als PDF, geordend per periode; in Simple Invoice kun je het huidige document ook als JSON downloaden via het menu Exporteren.
Belastingen instellen in Simple Invoice
Voeg elke toepasselijke belasting met label en tarief toe aan de huidige factuur en markeer onbelaste regels. Pas belastinglabels aan in de sectie Labels en zet verplichte vermeldingen in Voorwaarden of een tekstblok.
Vragen
Ik ben niet geregistreerd. Moet ik belasting dan überhaupt op mijn facturen noemen?
Je rekent hem niet. Sommige landen verwachten een korte vermelding dat er geen belasting wordt gerekend en waarom (bijvoorbeeld dat je onder de registratiedrempel blijft). Vraag je boekhouder welke bewoording voor jou geldt.
Kan een factuur meer dan één belasting hebben?
Ja — bijvoorbeeld een landelijke en een regionale belasting. Simple Invoice past elke belasting onafhankelijk toe op de belaste grondslag en toont ze op aparte rijen in het blok Totalen.
Waarom noemt deze gids geen enkel tarief?
Tarieven verschillen per land, per regio en per productcategorie en veranderen in de loop van de tijd. Ze hier vermelden zou de gids binnen enkele maanden ergens onjuist maken. Gebruik de officiële bronnen voor jouw land, of vraag het een adviseur.