Een klant in een ander land factureren brengt een handvol beslissingen mee die bij binnenlandse facturen nooit spelen: welke valuta, welke bankkenmerken, wie de overboekingskosten betaalt, hoe je datums en bedragen schrijft zodat ze niet verkeerd gelezen worden, en hoe belasting werkt als jullie onder verschillende regels vallen. Geen van die beslissingen is moeilijk zodra je hem hebt genomen; ze veroorzaken allemaal vertraging als je de klant laat gissen.
Deze gids neemt elke beslissing één voor één door en laat zien hoe je die op de factuur verwerkt, met behulp van de opmaakmotor van Simple Invoice waar dat helpt. Het belastinggedeelte legt uit welke vragen je moet stellen; het is geen advies en noemt bewust geen enkel tarief.
Kies de valuta — en noem hem één keer, duidelijk
Spreek de valuta af in de offerte. Factureer je in je eigen valuta, dan draagt de klant het wisselkoersrisico en de kosten; factureer je in de zijne, dan draag jij ze, maar neem je een reden tot twijfel weg. Veel freelancers prijzen grote of terugkerende klanten in de valuta van de klant en eenmalige opdrachten in hun eigen valuta. Wat je ook kiest, de factuur moet de valuta ondubbelzinnig noemen: een los $ kan vijf verschillende valuta's zijn, dus toon de ISO-code — USD, CAD, AUD — minstens één keer, het liefst naast het totaal.
Simple Invoice maakt elk bedrag op vanuit een ISO-code. Je kunt het symbool, het smalle symbool, de code of de naam van de valuta tonen, en het symbool vóór of achter het bedrag zetten, met of zonder spatie — zodat 1 234,56 €, €1,234.56 en EUR 1,234.56 allemaal één instelling van elkaar verwijderd zijn.
Maak getallen en datums op voor de lezer
1,234.56 is in het ene land duizend en in het andere iets meer dan één. 12/09/2026 is in het grootste deel van Europa september en in de Verenigde Staten december. Maak op voor de klant, niet voor jezelf.
Stel de regio van de factuur in op die van de klant — Simple Invoice biedt scheidingstekens voor duizendtallen en decimalen per regio, met de mogelijkheid een komma, punt, spatie of apostrof te forceren als de huisstijl van een klant afwijkt — en kies een ondubbelzinnig datumpatroon zoals d MMMM yyyy (12 september 2026) of de ISO-vorm yyyy-MM-dd. Datums verschijnen ook in de taal van de klant als je een van de vijfentwintig meegeleverde talen kiest.
Bankgegevens die over de grens werken
Binnenlandse rekeningnummers zijn voor een buitenlandse bank vaak onbruikbaar. Geef de kenmerken die internationale overboekingen nodig hebben, precies zoals jouw bank ze afdrukt.
- IBAN — het internationale rekeningnummer, als jouw land dat gebruikt.
- BIC/SWIFT — identificeert je bank; nodig voor de meeste grensoverschrijdende overboekingen.
- Naam en adres van de rekeninghouder — moeten overeenkomen met de gegevens van de bank; sommige ontvangende banken weigeren afwijkingen.
- Naam en adres van de bank — worden door sommige betaalsystemen nog steeds gevraagd.
- Routeringsgegevens voor het land van bestemming — een Amerikaanse rekening heeft bijvoorbeeld een ABA-routingnummer nodig voor betalingen in binnenlands formaat; vraag je bank welke je moet vermelden.
- Alternatieve routes — heb je een multivalutarekening of accepteer je een betaaldienst, vermeld die dan als optie en zeg welke valuta's die aanneemt.
Kosten en wisselkoersen
Bij internationale overboekingen kan er op drie punten geld verdwijnen: de kosten van de bank van de verzender, de kosten van tussenbanken die onderweg van het bedrag worden afgetrokken, en de wisselkoers van wie de omrekening doet. Zet in je voorwaarden wie de kosten draagt — een gebruikelijke clausule is dat de betaler de optie kiest waarbij het volledige gefactureerde bedrag bij de begunstigde aankomt — en overweeg een multivalutarekening die de valuta van de klant lokaal ontvangt, want dan komen er helemaal geen tussenbanken aan te pas.
Druk geen wisselkoers af tenzij de Belastingdienst een tegenwaarde in je eigen valuta eist; koersen bewegen tussen factuurdatum en betaling. Moet er toch een koers op, vermeld dan de bron en de datum ervan.
Taal en labels
Een factuur in de taal van de klant wordt sneller verwerkt en wordt in sommige landen verwacht. Je hebt daar geen aparte tool voor nodig: in Simple Invoice is elk afgedrukt label — Factuur, Factuurdatum, Aan, Omschrijving, Aantal, Tarief, Subtotaal, Openstaand saldo — per sjabloon aan te passen, dus je kunt één keer een Duitse of Spaanse variant van je lay-out opslaan en die hergebruiken. Houd de omschrijvingen van de factuurregels zelf in de taal die in het contract is afgesproken.
De belastingvragen die je vóór de eerste factuur stelt
De fiscale behandeling over de grens hangt af van waar elke partij is gevestigd, of de klant een bedrijf of een consument is, wat je levert en of je geregistreerd bent. In veel stelsels worden zakelijke diensten over de grens belast waar de afnemer zit, wat kan betekenen dat jij geen belasting rekent en de klant die zelf aangeeft via btw verlegd — en dan moet de factuur dat vermelden en meestal de btw-nummers van beide partijen tonen. Andere combinaties verplichten je om je in het land van de klant te registreren. De basis van btw op facturen legt de terminologie uit; de bronnen hieronder zijn de officiële startpunten.
Stel je boekhouder deze vragen één keer, schrijf de antwoorden per klanttype op en verwerk ze in je standaardwaarden en sjablonen.
- Is de klant een bedrijf of een consument, en kan ik het btw-nummer controleren?
- Waar wordt de levering geacht plaats te vinden voor dit soort dienst of goed?
- Reken ik belasting, reken ik niets met een vermelding btw verlegd, of moet ik me in het buitenland registreren?
- Welke exacte bewoording en welke nummers moeten in dat geval op de factuur staan?
- Heb ik voor mijn eigen aangifte een tegenwaarde van het belastingbedrag in mijn eigen valuta nodig?
Checklist voor een internationale factuur
Controleer dit, naast de gebruikelijke onderdelen, voordat je een factuur naar het buitenland stuurt.
- Valuta afgesproken en met ISO-code vermeld
- Bedragen en datums opgemaakt voor de regio van de klant
- IBAN, BIC/SWIFT, naam van de rekeninghouder en naam van de bank aanwezig
- Kostenclausule in de voorwaarden; multivaluta-optie aangeboden als je die hebt
- Fiscale behandeling bevestigd en de vereiste bewoording en btw-nummers opgenomen
- Labels in de taal van de klant als dat is afgesproken
- Vervaldatum als kalenderdatum, met extra dagen voor de overboekingstijd
Vragen
Factureer ik in mijn eigen valuta of in die van de klant?
Allebei mag; wat telt is dat je het vóór het werk afspreekt. De valuta van de klant neemt wrijving bij hem weg en verschuift het wisselkoersrisico naar jou; je eigen valuta doet het omgekeerde. Bij terugkerende klanten kiezen veel freelancers de valuta van de klant en ontvangen ze die op een multivalutarekening.
Reken ik btw of omzetbelasting bij een buitenlandse klant?
Dat hangt af van waar jij en de klant zitten, of de klant een bedrijf is en wat je levert. Zakelijke diensten worden vaak belast waar de afnemer zit, met een vermelding btw verlegd op de factuur in plaats van een belastingregel — maar de regels verschillen en veranderen. Laat het bevestigen door een boekhouder; deze gids geeft geen tarieven en geen beslissingen.
Wie betaalt de overboekingskosten?
Degene die je voorwaarden aanwijzen. Een gangbare afspraak is dat de betaler de overboekingsoptie kiest waarbij het volledige gefactureerde bedrag bij jou aankomt. Zet die clausule in je standaardvoorwaarden, dan staat hij op elke factuur.