Betalingsvoorwaarden zijn het deel van een factuur dat zegt wanneer het geld verschuldigd is en onder welke condities. Het is ook het deel dat het vaakst in afkortingen wordt geschreven die de lezer misschien niet kent. "Netto 30" is glashelder voor een crediteurenadministratie en ondoorgrondelijk voor een klant die voor het eerst met je werkt; "Te betalen bij ontvangst" klinkt stevig, maar geeft niemand een datum om op in te plannen.
Deze gids legt de gangbare voorwaarden uit, hoe je ertussen kiest en hoe je ze zo formuleert dat iedereen ze begrijpt. Het is algemene informatie, geen juridisch advies; de regels over rente bij te laat betalen en afdwingbare boetes verschillen per land. In Simple Invoice staan de voorwaarden in een eigen blok en in je standaardwaarden, dus zodra je een formulering hebt gekozen, verschijnt die op elke factuur.
Wat betalingsvoorwaarden regelen
Een complete set voorwaarden beantwoordt vijf vragen. De meeste facturen hoeven alleen de eerste twee uit te schrijven, maar de rest moet ergens zijn afgesproken waar de klant het heeft gezien.
- Wanneer de betaling verschuldigd is — een termijn vanaf de factuurdatum, of een vaste datum.
- Hoe er betaald moet worden — bankoverboeking, kaart, een betaaldienst — en wie eventuele kosten draagt.
- Wat er gebeurt bij te laat betalen — rente, een vast bedrag, het stilleggen van het werk.
- Of er iets vooraf verschuldigd is — een aanbetaling of voorschot, en of dat terugbetaalbaar is.
- Of er een prikkel is om snel te betalen — een kleine korting bij betaling binnen een kortere termijn.
De gangbare voorwaarden en wat ze betekenen
Dit zijn de formuleringen die je op facturen en in contracten tegenkomt.
- Te betalen bij ontvangst — de betaling wordt verwacht zodra de klant de factuur ontvangt. In de praktijk betekent het "zodra jullie proces het toelaat", en bij een bedrijf kan dat nog steeds weken zijn. Zet er een kalenderdatum bij.
- Netto 7 / Netto 14 / Netto 30 — het hele bedrag is 7, 14 of 30 dagen na de factuurdatum verschuldigd. Netto 30 is de standaard bij veel crediteurenadministraties; freelancers die met particulieren en kleine bedrijven werken, gebruiken vaak 14.
- Einde maand (EOM) — verschuldigd aan het eind van de maand waarin de factuur is uitgegeven; Netto 30 EOM betekent 30 dagen daarna.
- 2/10 Netto 30 — een korting bij snel betalen: betaal binnen 10 dagen en trek twee procent af, anders is het hele bedrag binnen 30 dagen verschuldigd. Bij kleine facturen zelden de moeite waard.
- Vooruitbetaling / aanbetaling — een deel of het hele bedrag voordat het werk begint.
- Betaling per mijlpaal — bedragen gekoppeld aan op te leveren onderdelen, elk met een eigen factuur en vervaldatum.
Een betaaltermijn kiezen
Korter is beter voor jou, maar alleen als de klant het ook echt kan halen. Particulieren en kleine bedrijven kunnen meestal binnen een week of twee betalen. Grotere bedrijven draaien betalingen in vaste cycli en betalen volgens hun standaardtermijn, wat er ook op je factuur staat. Een klant met een beleid van 45 dagen om 14 dagen vragen versnelt niets, maar als je hun cyclus kent, kun je de factuur zo timen dat hij vóór een betaalronde binnenkomt.
Veertien dagen is een redelijke standaard voor freelancewerk. Vermeld het als termijn én als datum, zodat niemand hoeft te tellen: "Te betalen binnen 14 dagen — uiterlijk 26 september 2026". Simple Invoice berekent de vervaldatum uit je standaardtermijn zodra de factuur wordt gemaakt en drukt hem af in het blok Details; het blok Voorwaarden kan de formulering herhalen.
Aanbetalingen en mijlpalen
Een aanbetaling — meestal een vast deel van de projectprijs, gefactureerd voordat het werk begint — beschermt je tegen wanbetaling en financiert de eerste weken. Splits bij langere projecten de rest op in mijlpalen die aan opleveringen hangen, zodat elke factuur klein genoeg is om zonder vergadering goed te keuren. Zet in het voorstel of de aanbetaling terugbetaalbaar is en wat er gebeurt als het project wordt afgeblazen. Factureren als freelancer gaat dieper in op factureerritmes.
Zet op de eindfactuur de aanbetaling als reeds betaald bedrag, zodat de klant de volledige projectwaarde ziet, wat er al betaald is en wat er nog openstaat. Simple Invoice heeft daarvoor het veld Betaald bedrag in het blok Totalen.
Boetes en rente bij te laat betalen
In veel landen hebben bedrijven een wettelijk recht om rente te rekenen over achterstallige zakelijke facturen, soms met een vast bedrag aan vergoeding erbovenop, of het contract dat nu noemt of niet — de hieronder gelinkte Britse en Europese regels zijn daar voorbeelden van. Je kunt ook contractueel een tarief of bedrag afspreken, binnen de grenzen die gelden waar jij werkt. Hoe dan ook hoort dat beleid vóór het werk in het contract te staan en op de factuur herhaald te worden, en niet pas te worden geïntroduceerd als een betaling al te laat is.
Een formulering die niet te veel belooft: "Over achterstallige bedragen kunnen rente en vergoedingen in rekening worden gebracht, voor zover de wet dat toestaat." Zo houd je je rechten overeind zonder een tarief te noemen dat je zou moeten natrekken. Of je de kosten daadwerkelijk in rekening brengt, is een aparte beslissing; veel freelancers gebruiken het recht als drukmiddel in een herinnering en zien er na betaling van af.
Formuleringen die je kunt aanpassen
Gewone zinnen werken beter dan afkortingen. Vervang de delen tussen haken en zet het resultaat in je standaardvoorwaarden.
- "Betaling is verschuldigd binnen 14 dagen na de factuurdatum, uiterlijk op [datum], per bankoverboeking naar onderstaande rekening. Vermeld [factuurnummer] als betalingskenmerk."
- "Een aanbetaling van [bedrag] is verschuldigd voordat het werk begint en wordt op de eindfactuur in mindering gebracht."
- "Over achterstallige bedragen kunnen rente en vergoedingen in rekening worden gebracht, voor zover de wet dat toestaat."
- "Bankkosten voor internationale overboekingen komen voor rekening van de betaler; kies de optie waarbij het volledige bedrag bij de begunstigde aankomt."
- "Betaal vóór [eerdere datum] en trek [bedrag] af; het volledige bedrag van [totaal] is verschuldigd op [vervaldatum]."
Waar de voorwaarden op de factuur horen
De vervaldatum hoort bovenaan en de voorwaarden bij de betaalgegevens. Plaats en bewerk het blok Voorwaarden in het huidige document via de editor. Wat moet er op een factuur staan behandelt de overige onderdelen.
Vragen
Wat betekent Netto 30?
Het volledige factuurbedrag is 30 dagen na de factuurdatum verschuldigd. Het zegt niets over kortingen of aanbetalingen, tenzij die apart worden vermeld.
Kan ik de betalingsvoorwaarden aanpassen nadat ik een factuur heb verstuurd?
Je kunt een wijziging met de klant afspreken, maar je hoort een verstuurde factuur niet stilletjes te bewerken. Bevestig de nieuwe voorwaarden schriftelijk en, als de factuur opnieuw moet worden uitgegeven, laat het origineel dan vervallen en maak een nieuwe met het volgende nummer.
Wat als er geen schriftelijk contract was?
Voorwaarden die op de factuur staan, maken je verwachtingen nog steeds duidelijk, en wettelijke regels rond te late betaling kunnen sowieso gelden. Zet de voorwaarden voor toekomstig werk in het voorstel, zodat ze zijn afgesproken voordat de factuur binnenkomt.