Simple Invoice vs. Xero

Jede Funktion, für die Xero bekannt ist, hängt am Hauptbuch. Die Bankanbindung holt Bewegungen herein; die Abstimmung ordnet sie Rechnungen und Eingangsrechnungen zu; heraus kommen Auswertungen und Steuerzahlen. Eine Rechnung ist in Xero eine Forderung, auf deren Ausgleich der Rest des Systems wartet. Wenn du genau dieses System brauchst – oder dein Steuerberater danach fragt –, ist die Rechnungsstellung eine Zugabe. Werden deine Bücher woanders geführt, ist Xeros Rechnungsstellung ein kleiner Teil eines Abos, das größtenteils für Dinge draufgeht, die du nicht nutzen wirst. Als Freelancer Rechnungen schreiben ist eine gute Probe darauf, wie viel Buchhaltung ein Ein-Personen-Betrieb wirklich braucht.

Xero verschickt Rechnungen per E-Mail, zeigt, wann sie geöffnet wurden, sendet Zahlungserinnerungen, verschickt wiederkehrende Rechnungen und lässt Kunden über angebundene Karten- oder Lastschriftanbieter zahlen. Die Zahlungen werden anschließend gegen die Bankanbindung abgestimmt. Mehrere Nutzer können in derselben Organisation arbeiten, und dank der Mobil-Apps lassen sich Rechnungen auch vor Ort erstellen. Für ein Unternehmen mit Angestellten oder mit stetiger wiederkehrender Abrechnung sind das echte Vorteile. Für einen Freelancer mit ein paar Rechnungen im Monat ist jeder davon bequem, aber nicht notwendig – und jeder hängt an einem Server und einem Konto.

Xeros Standard-Branding für Rechnungen deckt Logo, Farben und ein paar Optionen ab; tiefere Layout-Änderungen entstehen, indem du Dokumentvorlagen außerhalb der App bearbeitest und hochlädst – mächtig, aber fummelig. Simple Invoice hält das Layout im Werkzeug: Blöcke werden auf dem Bildschirm hinzugefügt, angeordnet und konfiguriert, sechs Presets liefern Startpunkte, und das Ergebnis wird als Vorlage gespeichert. Währungs- und Datumsformate folgen pro Rechnung einem ISO-Code und einer Region. Beide exportieren ein sauberes PDF; das von Simple Invoice entsteht im Browser, mit explizitem Seitenumbruch und wiederholter Tabellenkopfzeile. Was auf eine Rechnung gehört listet die Elemente auf, die jedes Layout tragen muss.

Für alle, die ihre Bücher ordentlich und laufend geführt brauchen: ein Unternehmen mit Angestellten, USt- oder Sales-Tax-Meldungen, die aus dem System heraus abgegeben werden, ein Steuerberater, der in Xero arbeitet, oder so viele Buchungen, dass Abstimmen von Hand unrealistisch ist. Das Abo ist der Preis dafür, nicht über Buchhaltung nachdenken zu müssen. Ein Freelancer, dessen Steuerberater einmal im Jahr aus einem Ordner mit PDFs und Kontoauszügen arbeitet, holt deutlich weniger heraus.

Simple Invoice kostet nichts und braucht keine Anmeldung, ist also ein vernünftiger Startpunkt, solange das Geschäft klein ist. Sobald Bankanbindung und Abstimmung mehr Zeit sparen würden, als sie kosten, wechsle zu Xero: Kunden eintragen, die nächste Rechnungsnummer setzen, um die Nummernfolge fortzuführen, und den JSON-Export samt PDFs als Archiv behalten. Kostenlose gegen kostenpflichtige Rechnungssoftware beschreibt die allgemeine Form dieser Entscheidung.