Simple Invoice vs. PayPal Invoicing

Die Stärke von PayPal Invoicing ist, dass Kunden wissen, was sie damit tun sollen. Die E-Mail kommt von einem Namen, dem sie vertrauen, der Button zahlt, und bei kleinen oder internationalen Aufträgen, bei denen eine Überweisung langsam oder umständlich wäre, ist das wirklich bequem. Die entsprechende Grenze ist, dass die Rechnung um PayPal als Zahlungsweg herum gebaut ist. Kunden, die lieber überweisen, können das zwar weiterhin, aber dafür ist das Werkzeug nicht gedacht. Simple Invoice ist neutral: Der Block „Zahlungsdetails“ nimmt Bankdaten, einen PayPal.Me- oder anderen Link oder beides auf, und dem Dokument ist egal, was der Kunde nutzt.

Eine PayPal-Rechnung zu verschicken ist kostenlos; darüber bezahlt zu werden nicht. PayPals Transaktionsgebühr fällt auf jede Zahlung an, höher über Grenzen hinweg und bei Währungsumrechnung, und bei den größeren Rechnungen eines Freelancers ist sie ein spürbarer Anteil am Umsatz. Simple Invoice berechnet nichts, weil nichts hindurchläuft – der Kunde zahlt dir direkt. Ob die Gebühr ihr Geld wert ist, hängt von deinen Kunden ab: Privatpersonen und kleine Kunden im Ausland schätzen den PayPal-Button oft; Unternehmen, die überweisen, brauchen ihn nicht. Rechnungen an Kunden im Ausland behandelt die Entscheidungen zu Währung und Überweisung, an denen das hängt.

PayPals Vorlagen sind funktional – Logo, Farbe, Standardfelder – und das Layout ist PayPals. Simple Invoice behandelt das Dokument als das Produkt: Blöcke werden ausgewählt, angeordnet und konfiguriert, als Vorlage gespeichert und auf jede Rechnung angewendet; sechs Presets, mehrere Schriftarten, Farb- und Tabellenstile und Papierformate decken die meisten Vorlieben ab. Währungs- und Datumsformate folgen pro Rechnung einem ISO-Code und einer Region. Das PDF entsteht in der Druck-Engine des Browsers, mit explizitem Seitenumbruch. Wenn die Buchhaltungen deiner Kunden Anforderungen daran haben, was eine Rechnung zeigen muss und wie, erfüllt das lokale Werkzeug sie leichter. Was auf eine Rechnung gehört listet auf, was daraufgehört.

Bei PayPal liegt die Rechnungshistorie in deinem Konto auf PayPals Servern, neben der Transaktionshistorie – bequem, gesichert und den Kontobedingungen von PayPal unterworfen, samt aller Sperren oder Prüfungen, die die Plattform verhängt. In Simple Invoice liegt alles im Local Storage deines Browsers auf deinem Gerät, als JSON exportierbar, ohne dass ein Dritter es einsehen, einbehalten oder einschränken kann. Das ist privater und legt die Backups in deine Hand: Exportiere nach jedem Schwung Rechnungen und leg die Datei an einen sicheren Ort. Buchhaltungssoftware ist keines von beiden; die Buchführung überlassen beide etwas anderem.

Wenn deine Kunden Privatpersonen oder kleine Unternehmen im Ausland sind, die gern per PayPal zahlen, und du die Gebühr für die Bequemlichkeit akzeptierst, ist PayPal Invoicing ein vernünftiger Standard, den du ohnehin hast. Wenn deine Kunden überweisen oder du ein Dokument willst, das du kontrollierst, ohne Gebühr und ohne Konto, passt Simple Invoice besser – und ein PayPal-Link im Block „Zahlungsdetails“ hält die Kartenoption offen. Lokale gegen Cloud-Rechnungs-Apps erklärt den größeren Kompromiss hinter dieser Wahl.