Une facture pro forma — parfois écrite *proforma* en un mot — est une facture préliminaire envoyée avant qu'une vente soit conclue. Elle ressemble à la vraie et indique ce qui sera facturé à l'acheteur, mais ce n'est ni une demande de paiement, ni un document fiscal, et elle n'est pas enregistrée dans les livres comme une vente. Son rôle est de permettre à l'acheteur d'agir : émettre un bon de commande, réunir les fonds, obtenir une licence d'importation ou dédouaner.
Ce guide explique à quoi sert une facture pro forma, quand en envoyer une plutôt qu'un devis ou une facture, ce qu'elle doit dire pour ne pas être confondue avec une vraie facture, et comment en produire une en une minute à partir du modèle de facture pro forma.
Ce qu'est une facture pro forma
*Pro forma* est une locution latine signifiant « pour la forme » : un document produit pour satisfaire une procédure plutôt que pour consigner un événement accompli. Une facture pro forma décrit donc une transaction convenue mais pas encore exécutée — ces marchandises, cette quantité, ce prix, ces conditions — dans la mise en page que la facture définitive utilisera.
Comme rien n'a été livré, rien n'est dû. La facture pro forma ne crée ni créance pour le vendeur ni dette pour l'acheteur, elle ne porte aucun numéro issu de la vraie séquence de factures, et là où la TVA ou une taxe sur les ventes s'applique, ce n'est pas une facture fiscale valable. Quoi que l'acheteur en fasse — payer d'avance, émettre un bon de commande, déclarer une expédition — une vraie facture doit suivre une fois la fourniture réalisée.
Quand en utiliser une
Les factures pro forma existent pour combler l'intervalle entre l'accord et la livraison. Les cas courants :
- Paiement d'avance. L'acheteur veut payer avant que vous commenciez ou expédiiez, et a besoin d'un document indiquant le montant exact à régler.
- Bons de commande. Les services financiers des entreprises ne peuvent souvent pas émettre de bon de commande sans un document du fournisseur indiquant le prix ; la pro forma est ce document.
- Expéditions internationales. Les douanes, les transitaires et les banques qui émettent des lettres de crédit demandent une pro forma pour évaluer les marchandises avant que la facture commerciale existe.
- Accord de principe. Un client veut voir à quoi ressemblera la facture finale — chaque ligne, chaque taxe — avant de s'engager.
- Subventions et budgets. Un organisme a besoin d'un document du fournisseur pour réserver des fonds sur une ligne budgétaire.
Facture pro forma, devis ou facture
Un devis est une offre que l'acheteur n'a pas encore acceptée. Il peut lister des options, porter une période de validité et changer avant l'accord. Une facture pro forma vient après l'acceptation : l'affaire est fixée, et le document se contente de l'énoncer sous forme de facture pour que l'acheteur puisse agir. Une facture vient après la livraison et exige le paiement.
Les trois sont la même mise en page à des moments différents. En pratique, une pro forma remplace souvent un devis formel pour les clients réguliers, et un devis passe souvent directement à la facture pour les petites missions — l'étape pro forma ne vaut la peine que lorsque l'acheteur en a besoin. Facture, reçu ou devis présente toute la famille de documents et l'ordre dans lequel ils apparaissent.
Ce qu'elle doit dire
Une facture pro forma porte tout ce que la facture finale portera — les deux parties, les lignes, les quantités, les prix, les taxes et le total — plus trois éléments qui évitent qu'on la prenne pour une facture :
- Le titre « Facture pro forma », et non « Facture », dans l'en-tête.
- Sa propre référence (par exemple
PF-0007), jamais un numéro de votre séquence de factures. - Une mention claire de son statut : qu'il ne s'agit pas d'une demande de paiement ou, si un paiement d'avance est attendu, le montant, la façon de le régler et le fait qu'une facture fiscale suivra.
- Une date de validité — les prix et les taux de change bougent, et la pro forma doit dire combien de temps elle tient.
- Pour les expéditions : pays d'origine, poids, codes SH ou tarifaires et conditions de livraison, selon les exigences de la douane.
De la pro forma à la facture
Quand les marchandises partent ou que le travail est terminé, émettez la vraie facture. Elle prend le numéro suivant de votre séquence et la date du jour, reprend les lignes et les totaux de la pro forma (ajustés si la fourniture a changé) et, si l'acheteur a payé d'avance sur la base de la pro forma, affiche ce paiement comme montant payé pour que le solde dû soit juste. Référencez la pro forma sur la facture — « selon pro forma PF-0007 » — pour que le service financier de l'acheteur puisse rapprocher les deux.
Ne transformez pas la pro forma en facture en la modifiant. Dupliquez-la, pour que la pro forma reste la trace de ce qui a été promis. Les bonnes pratiques de numérotation explique pourquoi un préfixe distinct pour les non-factures garde la séquence propre.
En créer une dans SimpleInvoice
Le modèle de facture pro forma est la mise en page Classique avec le titre modifié, le bloc Détails affichant « Valable jusqu'au » au lieu de « Date d'échéance » et une mention de statut déjà présente dans les notes. Ouvrez-le, renseignez les parties et les lignes, définissez la référence et exportez un PDF. Quand l'affaire se conclut, dupliquez le document, remettez le titre Facture, laissez-le prendre le numéro de facture suivant et ajoutez le paiement d'avance, s'il y en a un, au bloc Totaux. Comment facturer des clients internationaux couvre la devise et les coordonnées bancaires qu'une pro forma d'exportation nécessite généralement.
Questions
Une facture pro forma est-elle juridiquement contraignante ?
Pas en tant que demande de paiement — rien n'est dû tant que la vraie facture n'est pas émise. Elle peut toutefois servir de preuve du prix et des conditions convenus ; considérez donc ce qu'elle énonce comme un engagement que vous entendez honorer pendant sa période de validité.
Un client peut-il payer une facture pro forma ?
Oui, et le paiement d'avance est une raison courante d'en émettre une. Enregistrez l'argent comme un acompte, puis émettez la vraie facture à la livraison en l'affichant comme montant payé, pour que la comptabilité et la déclaration fiscale concordent.
Une facture pro forma inclut-elle la TVA ou la taxe sur les ventes ?
Elle affiche la taxe que la facture finale appliquera, pour que l'acheteur connaisse le montant complet — mais elle n'est pas elle-même une facture fiscale, et l'acheteur ne peut pas récupérer la taxe sur cette base. La récupération se fait sur la vraie facture.
Écrit-on « proforma » ou « pro forma » ?
Les deux s'emploient. « Pro forma » est la locution latine d'origine ; « proforma » en un mot est courant dans le commerce et le transport. Choisissez une graphie et gardez-la sur tous vos documents.