Faktura to dokument, który sprzedawca wysyła nabywcy, żeby zażądać zapłaty za dostarczony towar albo wykonaną pracę. Wskazuje obie strony, wylicza, co dostarczono i po jakiej cenie, podaje kwotę do zapłaty i mówi, kiedy oraz jak ją uregulować. Po wysłaniu staje się zapisem, który przechowują obie strony: dla sprzedawcy dowodem, że należą mu się pieniądze, dla nabywcy dowodem tego, co kupił.
Ten poradnik wyjaśnia, do czego służy faktura, co musi zawierać, czym różni się od rachunku, paragonu i oferty oraz jakie jej odmiany spotkasz. Jeśli wolisz zobaczyć fakturę, niż o niej czytać, otwórz przykładową fakturę w SimpleInvoice — wczytuje się z każdym elementem już na miejscu.
Definicja
Ściśle rzecz biorąc, faktura to dokument handlowy, który wyszczególnia transakcję i formalnie żąda zapłaty. Dziś to zwykle PDF, ale jej zadanie się nie zmieniło: stwierdzić, w formie akceptowanej przez obie strony, dokładnie ile jest należne i za co.
Trzy cechy odróżniają fakturę od zwykłej notatki. Wystawia ją sprzedawca, nie nabywca. Odnosi się do konkretnej dostawy — tych pozycji, tej usługi, tego okresu. I tworzy zobowiązanie: od daty wystawienia kwota jest długiem, a warunki płatności mówią, ile czasu nabywca ma na jego uregulowanie.
Co robi faktura
Dla sprzedawcy faktura to moment, w którym sprzedaż zamienia się w pieniądze do odebrania. Księgowi nazywają to należnością: pojawia się w księgach w dacie faktury, a nie w dniu wpływu gotówki.
Dla nabywcy faktura to dokument, który uzasadnia płatność — to, co dział finansowy zestawia z zamówieniem i dostawą, zanim uwolni środki. Tam, gdzie obowiązuje podatek od sprzedaży albo VAT, faktura jest też dokumentem podatkowym: nabywca potrzebuje jej, by odliczyć zapłacony podatek, a sprzedawca raportuje podatek na niej wykazany. Dlatego urzędy skarbowe tak precyzyjnie określają, co faktura musi pokazywać.
Wreszcie faktura jest dowodem. Jeśli klient zakwestionuje obciążenie albo płatność gdzieś przepadnie, to faktura, dostawa i wyciąg bankowy rozstrzygają sprawę.
Co zawiera faktura
Każda faktura, w każdym kraju, ma ten sam rdzeń. Lokalne przepisy coś do niego dodają — numer rejestracji podatkowej, miejsce wystawienia, konkretne sformułowanie — ale nigdy nic nie odejmują. Pełna lista kontrolna jest w poradniku co musi być na fakturze; najważniejsze elementy to:
- Słowo „Faktura” i unikalny, kolejny numer faktury.
- Data wystawienia i termin płatności albo warunki płatności, z których on wynika.
- Sprzedawca i nabywca: nazwy, adresy i, gdy to wymagane, numery podatkowe.
- Pozycje: co dostarczono, ilość, cena jednostkowa i kwota pozycji.
- Podsumowanie: suma częściowa, ewentualny rabat, podatek według stawki, kwota do zapłaty — i ewentualna kwota już zapłacona.
- Jak zapłacić: dane bankowe albo link do płatności, plus ewentualne uwagi lub warunki.
Rodzaje faktur, które spotkasz
Standardowa faktura obsługuje większość prac. Garść odmian istnieje dla szczególnych momentów projektu albo sprzedaży — i wszystkie to ten sam układ z innym tytułem oraz linią czy dwiema dodatkowych informacji.
- Faktura pro forma — wysyłana przed dostawą, żeby nabywca mógł zorganizować płatność albo wystawić zamówienie; nie jest dokumentem podatkowym. Zobacz poradnik o fakturze pro forma.
- Faktura zaliczkowa albo częściowa — prawdziwa faktura na część ceny, wystawiana z góry albo na etapie projektu.
- Faktura końcowa — na resztę po zakończeniu, pokazująca wcześniejsze płatności jako kwotę zapłaconą.
- Faktura cykliczna — ta sama faktura wystawiana co okres za abonament albo subskrypcję.
- Faktura korygująca — odwrotność faktury, wystawiana, by ją poprawić albo anulować. Zobacz poradnik o fakturach korygujących.
- Faktura handlowa — wersja celna, która podróżuje z międzynarodowymi przesyłkami i dodaje pochodzenie, wagi oraz kody taryfowe.
Faktura a rachunek, paragon i oferta
Ludzie używają słów *faktura* i *rachunek* wymiennie i w potocznej mowie to ten sam dokument widziany z dwóch stron: sprzedawca wysyła fakturę, nabywca otrzymuje rachunek. W księgowości rozróżnienie jest ostrzejsze — twoje faktury to to, co jest ci należne, twoje rachunki to to, co jesteś winien.
Paragon przychodzi po zapłacie i ją potwierdza; faktura przychodzi przed i o nią prosi. Oferta przychodzi przed pracą i proponuje cenę; fakturą staje się dopiero po wykonaniu pracy. Różnice i kolejność, w jakiej pojawiają się w zwykłym projekcie, opisuje poradnik faktura, paragon czy oferta.
Kiedy wysłać fakturę
Wysyłaj ją, gdy tylko masz prawo do zapłaty: przy dostawie w przypadku towarów, po zakończeniu albo na uzgodnionym etapie w przypadku usług, na początku każdego okresu przy abonamencie. Im dłuższa przerwa między pracą a fakturą, tym dłuższa przerwa przed pieniędzmi — i tym większe ryzyko, że cykl zatwierdzania u klienta przesunie ją na następny miesiąc. Terminy płatności na fakturze wyjaśnione omawiają terminy, zaliczki i to, co naprawdę znaczy „net 30”.
Wielu freelancerów fakturuje hurtowo, jednego dnia w tygodniu albo miesiącu. To w porządku, o ile datą faktury jest dzień jej wystawienia, a nie wykonania pracy, a warunki płatności liczą się od daty wystawienia. Fakturowanie jako freelancer zawiera rutynę, która działa.
Krótki przykład
Projektant kończy stronę internetową dla klienta i 2 marca wystawia fakturę INV-0042 z terminem płatności 16 marca, na warunkach 14-dniowych. Faktura wylicza trzy pozycje — projekt identyfikacji wizualnej, projekt strony internetowej i cztery godziny konsultacji — z ilościami, stawkami i kwotami, pokazuje sumę częściową, dodaje podatek według obowiązującej stawki i podaje kwotę do zapłaty. Pod kwotą razem są dane bankowe projektanta i jednolinijkowe podziękowanie. 12 marca klient płaci; projektant oznacza fakturę jako zapłaconą i archiwizuje PDF razem z wyciągiem bankowym.
To całe życie zwykłej faktury. Poradnik z przykładem faktury przechodzi przez ten sam dokument pole po polu.
Wystawienie jej zajmuje minuty
Nie potrzebujesz programu księgowego ani formuły w arkuszu, żeby wystawić poprawną fakturę. SimpleInvoice otwiera się na kompletnej fakturze z każdym wymaganym elementem na miejscu; zamieniasz przykładowe dane na swoje, dostosowujesz bloki podatku i płatności i eksportujesz PDF. Jak wystawić fakturę krok po kroku prowadzi cię przez cały proces, a galeria szablonów ma układ do większości rodzajów pracy.
Pytania
Czy faktura jest wymagana prawnie?
Przy sprzedaży między firmami w większości krajów tak — a tam, gdzie obowiązuje VAT albo podatek od sprzedaży, przepisy podatkowe określają, co musi pokazywać. Przy sprzedaży konsumentom często wystarczy paragon. Sprawdź przepisy tam, gdzie działasz ty i twój klient.
Czy faktura to to samo co rachunek?
W potocznym użyciu tak: sprzedawca nazywa to fakturą, nabywca rachunkiem. W księgowości faktury to to, co jest ci należne, a rachunki to to, co jesteś winien.
Kto wystawia fakturę: nabywca czy sprzedawca?
Sprzedawca — strona, która dostarcza towar albo usługę i prosi o zapłatę. Dokument, który nabywca przygotowuje dla sprzedawcy, to zamówienie albo faktura w ramach samofakturowania, a ta wymaga wcześniejszej umowy.
Czy mogę zmienić fakturę po wysłaniu?
Nie po cichu. Wysłana faktura jest zapisem po obu stronach. Popraw ją fakturą korygującą i, jeśli trzeba, nową fakturą z kolejnym numerem, żeby ciąg numerów i księgi pozostały spójne.