Een factuur is een document dat een verkoper naar een koper stuurt om betaling te vragen voor geleverde goederen of verricht werk. Hij noemt beide partijen, somt op wat er is geleverd en tegen welke prijs, vermeldt het totaal dat verschuldigd is en zegt wanneer en hoe er betaald moet worden. Eenmaal verstuurd is hij de vastlegging die beide kanten bewaren: voor de verkoper het bewijs dat er geld tegoed is, voor de koper het bewijs van wat er is gekocht.
Deze gids legt uit waar een factuur voor dient, wat erop moet staan, hoe hij verschilt van een rekening, een kwitantie of een offerte, en welke varianten je tegenkomt. Zie je er liever een dan dat je erover leest, open dan een voorbeeldfactuur in SimpleInvoice — hij laadt met elk onderdeel al op zijn plek.
De definitie
Strikt genomen is een factuur een handelsdocument dat een transactie specificeert en formeel om betaling vraagt. Tegenwoordig is het meestal een PDF, maar de taak is onveranderd: in een vorm die beide partijen accepteren precies vastleggen wat er verschuldigd is en waarom.
Drie kenmerken maken van een document een factuur in plaats van een notitie. Hij wordt uitgegeven door de verkoper, niet door de koper. Hij verwijst naar een specifieke levering — deze artikelen, deze dienst, deze periode. En hij schept een verplichting: vanaf de factuurdatum is het bedrag een schuld, en de betalingsvoorwaarden zeggen hoelang de koper heeft om die te voldoen.
Wat een factuur doet
Voor de verkoper is de factuur het moment waarop een verkoop verschuldigd geld wordt. Boekhouders noemen dit de vordering: hij verschijnt in de boeken op de factuurdatum, niet wanneer het geld binnenkomt.
Voor de koper is de factuur het document dat de betaling rechtvaardigt — het stuk dat de financiële afdeling naast een inkooporder en een levering legt voordat het geld wordt vrijgegeven. Waar btw of omzetbelasting geldt, is de factuur ook het fiscale document: de koper heeft hem nodig om betaalde belasting terug te vragen, en de verkoper rapporteert de belasting die erop staat. Daarom zijn belastingdiensten zo precies over wat er op een factuur moet staan.
Tot slot is de factuur bewijs. Betwist een klant een bedrag of raakt een betaling zoek, dan zijn de factuur, de levering en het bankafschrift wat de zaak beslist.
Wat er op een factuur staat
Elke factuur, in elk land, heeft dezelfde kern. Lokale regels voegen daar dingen aan toe — een belastingregistratienummer, een plaats van uitgifte, een bepaalde formulering — maar halen er nooit iets van af. De volledige checklist staat in wat moet er op een factuur staan; de essentie:
- Het woord "Factuur" en een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
- Factuurdatum en vervaldatum, of de betalingsvoorwaarden waaruit die volgt.
- Verkoper en koper: namen, adressen en, waar vereist, btw- of belastingnummers.
- Factuurregels: wat er is geleverd, aantal, prijs per eenheid en regelbedrag.
- Totalen: subtotaal, eventuele korting, belasting per tarief, het totaal te betalen — en wat er al betaald is.
- Hoe te betalen: bankgegevens of een betaallink, plus eventuele opmerkingen of voorwaarden.
Soorten facturen die je tegenkomt
De standaardfactuur dekt het meeste werk. Voor bepaalde momenten in een project of verkoop bestaat een handvol varianten, en het zijn allemaal dezelfde lay-out met een andere titel en een regel of twee extra informatie.
- Proformafactuur — verstuurd vóór levering, zodat de koper de betaling kan regelen of een inkooporder kan aanmaken; geen fiscaal document. Zie de proformafactuur uitgelegd.
- Aanbetalings- of tussentijdse factuur — een echte factuur voor een deel van de prijs, vooraf of bij een mijlpaal uitgegeven.
- Eindfactuur — voor het restbedrag bij oplevering, met eerdere betalingen als betaald bedrag.
- Terugkerende factuur — dezelfde factuur die elke periode wordt uitgegeven voor een retainer of abonnement.
- Creditnota — het omgekeerde van een factuur, uitgegeven om er een te corrigeren of te annuleren. Zie creditnota's uitgelegd.
- Handelsfactuur — de douaneversie die met internationale zendingen meereist, met oorsprong, gewichten en tariefcodes erbij.
Factuur vs rekening vs kwitantie vs offerte
Mensen gebruiken *factuur* en *rekening* door elkaar, en in het dagelijks spraakgebruik zijn het hetzelfde document van twee kanten bekeken: de verkoper stuurt een factuur, de koper ontvangt een rekening. In de boekhouding is het onderscheid scherper — je facturen zijn wat je tegoed hebt, je rekeningen zijn wat je verschuldigd bent.
Een kwitantie komt na de betaling en bevestigt die; een factuur komt ervoor en vraagt erom. Een offerte komt vóór het werk en stelt een prijs voor; hij wordt pas een factuur als het werk is gedaan. De verschillen, en de volgorde die een normaal project volgt, staan in factuur vs kwitantie vs offerte.
Wanneer je een factuur stuurt
Stuur hem zodra je recht hebt op betaling: bij levering voor goederen, bij oplevering of een afgesproken mijlpaal voor diensten, aan het begin van elke periode voor retainers. Hoe groter de afstand tussen het werk en de factuur, hoe langer het duurt voordat het geld er is — en hoe groter de kans dat de goedkeuringscyclus van een klant hem naar de volgende maand doorschuift. Betalingsvoorwaarden op facturen uitgelegd behandelt vervaldatums, aanbetalingen en wat "Netto 30" eigenlijk betekent.
Veel freelancers bundelen het factureren op één dag per week of per maand. Dat is prima, zolang de factuurdatum de dag is waarop je hem uitgeeft en niet de dag waarop het werk is gedaan, en de betalingstermijn vanaf de factuurdatum telt. Factureren als freelancer heeft een routine die werkt.
Een kort voorbeeld
Een ontwerper rondt een website voor een klant af en geeft op 2 maart factuur INV-0042 uit, te betalen op 16 maart onder een termijn van 14 dagen. Hij vermeldt drie regels — ontwerp van de merkidentiteit, websiteontwerp en vier uur consultatie — met aantallen, tarieven en bedragen, toont het subtotaal, telt de belasting tegen het geldende tarief erbij op en vermeldt het totaal te betalen. Onder het totaal staan de bankgegevens van de ontwerper en een bedankje van één regel. Op 12 maart betaalt de klant; de ontwerper zet de factuur op betaald en archiveert de PDF bij het bankafschrift.
Dat is het hele leven van een gewone factuur. De gids met het factuurvoorbeeld loopt veld voor veld door hetzelfde document.
Er een maken kost minuten
Je hebt geen boekhoudsoftware of spreadsheetformule nodig om een correcte factuur te maken. SimpleInvoice opent op een complete factuur met elk verplicht onderdeel op zijn plek; jij vervangt de voorbeeldgegevens door de jouwe, past de blokken voor belasting en betaling aan en exporteert een PDF. Hoe je een factuur maakt, stap voor stap neemt je erdoorheen, en de sjabloongalerij heeft een lay-out voor de meeste soorten werk.
Vragen
Is een factuur wettelijk verplicht?
Voor verkoop tussen bedrijven in de meeste landen wel — en waar btw of omzetbelasting geldt, bepalen de belastingregels wat erop moet staan. Bij verkoop aan consumenten is een kwitantie vaak genoeg. Controleer de regels waar jij en je klant gevestigd zijn.
Is een factuur hetzelfde als een rekening?
In het dagelijks gebruik wel: de verkoper noemt het een factuur, de koper noemt het een rekening. In de boekhouding zijn facturen wat je tegoed hebt en rekeningen wat je verschuldigd bent.
Wie geeft een factuur uit, de koper of de verkoper?
De verkoper — de partij die de goederen of dienst levert en om betaling vraagt. Een document dat de koper voor de verkoper opstelt, is een inkooporder of een selfbillingfactuur, en daar is een voorafgaande afspraak voor nodig.
Kan ik een factuur wijzigen nadat ik hem heb verstuurd?
Niet stilzwijgend. Een verstuurde factuur is aan beide kanten een vastlegging. Corrigeer hem met een creditnota en, als dat nodig is, een nieuwe factuur met het volgende nummer, zodat de reeks en de boeken consistent blijven.