Een proformafactuur — ook geschreven als *pro-formafactuur* — is een voorlopige factuur die je verstuurt voordat een verkoop is afgerond. Hij ziet eruit als het echte werk en vermeldt wat de koper in rekening gebracht zal krijgen, maar het is geen betaalverzoek, geen fiscaal document en hij wordt niet als verkoop in de boeken opgenomen. Zijn taak is de koper in staat te stellen iets te doen: een inkooporder aanmaken, geld vrijmaken, een invoervergunning aanvragen of de douane passeren.
Deze gids behandelt waar een proformafactuur voor dient, wanneer je er een stuurt in plaats van een offerte of een factuur, wat erop moet staan om niet voor een echte factuur te worden gehouden, en hoe je er in een minuut een maakt met het proformafactuursjabloon.
Wat een proformafactuur is
*Pro forma* is Latijn voor "voor de vorm": een document dat wordt opgesteld om aan een procedure te voldoen, niet om een afgeronde gebeurtenis vast te leggen. Een proformafactuur beschrijft dus een transactie die is afgesproken maar nog niet is uitgevoerd — deze goederen, dit aantal, deze prijs, deze voorwaarden — in de lay-out die de uiteindelijke factuur zal gebruiken.
Omdat er niets is geleverd, is er niets verschuldigd. De proformafactuur schept geen vordering voor de verkoper en geen schuld voor de koper, hij draagt geen nummer uit de echte factuurreeks, en waar btw of omzetbelasting geldt, is hij geen geldige btw-factuur. Wat de koper er ook mee doet — vooruitbetalen, een inkooporder aanmaken, een zending aangeven — er moet een echte factuur volgen zodra de levering plaatsvindt.
Wanneer je er een gebruikt
Proformafacturen bestaan voor het gat tussen afspraak en levering. De gangbare situaties:
- Vooruitbetaling. De koper wil betalen voordat je begint of verzendt, en heeft een document nodig dat het exacte bedrag vermeldt.
- Inkooporders. Financiële afdelingen van bedrijven kunnen vaak geen inkooporder aanmaken zonder een document van de leverancier met de prijs erop; de proforma is dat document.
- Internationale zendingen. Douaneautoriteiten, expediteurs en banken die documentair krediet verstrekken, vragen om een proforma om de goederen te waarderen voordat de handelsfactuur bestaat.
- Principeakkoord. Een klant wil zien hoe de eindfactuur eruit gaat zien — elke regel, elke belasting — voordat hij zich vastlegt.
- Subsidies en budgetten. Een organisatie heeft een document van de leverancier nodig om geld op een budgetpost te reserveren.
Proformafactuur vs offerte vs factuur
Een offerte is een aanbod dat de koper nog niet heeft geaccepteerd. Hij kan opties bevatten, een geldigheidsduur dragen en vóór de afspraak nog veranderen. Een proformafactuur komt na de acceptatie: de deal staat vast, en het document legt die simpelweg in factuurvorm vast zodat de koper ermee aan de slag kan. Een factuur komt na de levering en eist betaling.
De drie zijn dezelfde lay-out op verschillende momenten. In de praktijk vervangt een proforma bij vaste klanten vaak een formele offerte, en gaat een offerte bij kleine klussen vaak rechtstreeks over in een factuur — de proformastap is alleen de moeite waard als de koper hem nodig heeft. Factuur vs kwitantie vs offerte zet de hele familie documenten op een rij, in de volgorde waarin ze verschijnen.
Wat erop moet staan
Een proformafactuur draagt alles wat de eindfactuur zal dragen — beide partijen, factuurregels, aantallen, prijzen, belastingen en het totaal — plus drie dingen die voorkomen dat hij ervoor wordt gehouden:
- De titel "Proformafactuur", niet "Factuur", in de kop.
- Een eigen referentie (bijvoorbeeld
PF-0007), nooit een nummer uit je factuurreeks. - Een duidelijke statusvermelding: dat dit geen betaalverzoek is, of, als er vooruitbetaling wordt verwacht, het bedrag, hoe het betaald moet worden en dat er een btw-factuur volgt.
- Een geldigheidsdatum — prijzen en wisselkoersen bewegen, en de proforma moet zeggen hoelang hij geldt.
- Voor zendingen: land van oorsprong, gewichten, HS- of tariefcodes en leveringsvoorwaarden, zoals de douane vereist.
Van proforma naar factuur
Zodra de goederen worden verzonden of het werk is gedaan, geef je de echte factuur uit. Die krijgt het volgende nummer in je reeks en de datum van vandaag, herhaalt de regels en totalen van de proforma (aangepast als de levering is veranderd) en toont, als de koper op basis van de proforma heeft vooruitbetaald, die betaling als betaald bedrag, zodat het openstaande saldo klopt. Verwijs op de factuur naar de proforma — "conform proforma PF-0007" — zodat de financiële afdeling van de koper de twee aan elkaar kan koppelen.
Bewerk de proforma niet tot factuur. Dupliceer hem, zodat de proforma blijft staan als vastlegging van wat er is toegezegd. Best practices voor factuurnummering legt uit waarom een apart voorvoegsel voor niet-facturen de reeks schoon houdt.
Er een maken in SimpleInvoice
Het proformafactuursjabloon is de Classic-lay-out met een aangepaste titel, een blok Details dat "Geldig tot" toont in plaats van "Vervaldatum" en een statusregel die al in de opmerkingen staat. Open het, vul de partijen en regels in, stel de referentie in en exporteer een PDF. Is de deal rond, dupliceer dan het document, zet de titel terug op Factuur, laat het het volgende factuurnummer nemen en voeg de eventuele vooruitbetaling toe aan het blok Totalen. Internationale klanten factureren behandelt de valuta- en bankgegevens die een exportproforma meestal nodig heeft.
Vragen
Is een proformafactuur juridisch bindend?
Niet als betaalverzoek — er is niets verschuldigd totdat de echte factuur is uitgegeven. Hij kan wel als bewijs dienen van de afgesproken prijs en voorwaarden, dus beschouw wat erop staat als een toezegging die je binnen de geldigheidsduur wilt nakomen.
Kan een klant een proformafactuur betalen?
Ja, en vooruitbetaling is een veelvoorkomende reden om er een uit te geven. Boek het geld als vooruitbetaling en geef bij levering de echte factuur uit met dat bedrag als betaald bedrag, zodat de boeken en de belastingaangifte op elkaar aansluiten.
Staat er btw of omzetbelasting op een proformafactuur?
Hij toont de belasting die de eindfactuur in rekening zal brengen, zodat de koper het volledige bedrag kent — maar hij is zelf geen btw-factuur, en de koper kan er geen belasting op terugvragen. Dat terugvragen gebeurt op de echte factuur.
Is het "proforma" of "pro forma"?
Beide worden gebruikt. "Pro forma" is de oorspronkelijke Latijnse uitdrukking; "proforma" als één woord is gangbaar in handel en transport. Kies er een en gebruik die consequent op je documenten.