Factuurvoorbeeld: een voorbeeldfactuur regel voor regel uitgelegd

Factuur INV-0042, uitgegeven op 2 maart 2026, te betalen op 16 maart 2026, van Northwind Studio aan Acme Corp, voor de tweede fase van een website-redesign. Drie factuurregels:

Bovenaan de pagina staat Factuur — niet "Rekening", niet de naam van de studio in grote letters — zodat de lezer vóór alles weet wat het document is. Ernaast het nummer INV-0042: een voorvoegsel plus een reeks die nooit herhaalt en nooit overslaat. De financiële afdeling van de klant zal dit document onder dat nummer archiveren, betalen en bevragen, en daarom is het ook het eerste wat in het onderwerp van de e-mail staat. Best practices voor factuurnummering legt de patronen uit die meegroeien.

Ook het logo van de studio staat in de kop. Het is de enige branding op de pagina; alles verder is informatie.

Factuurdatum 2 maart is de dag waarop de factuur is gemaakt en verstuurd, en de dag waarop de betalingstermijn begint te tellen. Vervaldatum 16 maart volgt uit de termijn van 14 dagen van de studio. De Referentie — "Website-redesign — fase 2" — is voor de klant: hij komt overeen met de formulering van het voorstel en de inkooporder, zodat degene die de betaling goedkeurt het werk herkent zonder de regels te lezen. Had de klant een inkoopordernummer gegeven, dan zou dat hier ook staan. Betalingsvoorwaarden op facturen uitgelegd behandelt hoe je de vervaldatum kiest.

Twee kolommen, dezelfde vorm. Van is de studio: officiële naam, straatadres, e-mailadres, website en btw-nummer. Factuur aan is de klant: officiële naam, het factuuradres dat ze hebben opgegeven (niet het kantoor dat je hebt bezocht) en het e-mailadres van de administratie. De btw-nummers zijn van belang waar btw of omzetbelasting geldt — de klant heeft dat van de verkoper nodig om belasting terug te vragen, en sommige rechtsgebieden vereisen ook dat van de koper. Alles hier moet precies overeenkomen met de administratie van de klant; een afwijkende bedrijfsnaam is de meest voorkomende reden dat een factuur wordt teruggestuurd.

Elke regel heeft een omschrijving, een aantal, een tarief en een bedrag — aantal maal tarief. De omschrijving zegt in de taal van de klant wat er is geleverd, met een tweede detailregel waar één zin ruimte voor twijfel zou laten: "Ontwerpconsultatie" alleen roept de vraag op *welke sessies?*; "Kick-offworkshop en twee reviewsessies" beantwoordt die.

Twee van de regels zijn deliverables tegen een vaste prijs (aantal 1) en één is op uurbasis (4 uur tegen het tarief van de studio). De twee op één factuur combineren is normaal. Voor werk dat vooral op uurbasis gaat, voegt het factuursjabloon op uurbasis een eenheidskolom en een lay-out als urenstaat toe.

Het subtotaal is de som van de regels vóór belasting. Btw (20%) staat als eigen rij — het label noemt de belasting en het tarief, en het bedrag wordt berekend over het belastbare subtotaal. In dit voorbeeld past het land van de studio één tarief toe op alle drie de regels; waar verschillende regels verschillende tarieven dragen, of sommige vrijgesteld zijn, toont het blok Totalen een rij per tarief. Twintig procent is het cijfer van het voorbeeld, geen advies: gebruik het tarief dat voor jou en je klant geldt, en lees de basis na in de gids over btw en omzetbelasting.

Het Totaal is wat de klant betaalt. Had de klant een aanbetaling gedaan, dan zouden er een rij Betaald bedrag en een rij Openstaand saldo volgen, zodat het getal onderaan altijd het getal is dat overgemaakt moet worden.

Hoe te betalen vermeldt het IBAN van de studio, de naam van de rekeninghouder (de ontvanger), de naam van de bank, een SWIFT/BIC-code voor internationale overboekingen, en een e-mailadres en telefoonnummer voor vragen over de factuur. Elk van deze waarden is in het voorbeeld fictief; die van jou moeten exact zijn, want een verkeerd cijfer hier is een betaling die nooit aankomt. Opmerkingen bevat één regel — "Bedankt voor je opdracht." — en het blok Voorwaarden zou de betalingsvoorwaarden, het beleid bij te late betaling of een verwijzing naar het contract bevatten als de studio er een gebruikte.

De voettekst sluit af met een kort bedankje. Niets op de pagina is decoratie; draagt een blok geen informatie die de klant nodig heeft, dan staat het uit. Wat moet er op een factuur staan is de checklist waartegen dit voorbeeld is gebouwd.

Hetzelfde skelet dient bijna elk vak. Een freelancer die teksten schrijft, vervangt de drie regels door artikelen of woordenaantallen; een aannemer voegt een eenheidskolom en een handtekeningblok toe; een consultant factureert een maandelijkse retainer als één regel en een aanbetaling als betaald bedrag. Een bijlesdocent somt lessen op datum op. Hoe je een factuur maakt, stap voor stap laat zien hoe je in een paar minuten van dit voorbeeld naar je eigen factuur gaat, en de sjabloongalerij heeft voor elk van die gevallen een variant.

Begin je net, dan legt wat is een factuur uit waar het document voor dient voordat je er een bouwt.