Een creditnota (of creditfactuur) is een document dat een factuur die je al hebt uitgegeven geheel of gedeeltelijk annuleert. Hij zegt in feite: "je bent ons minder verschuldigd dan de factuur beweerde" — omdat goederen zijn teruggekomen, een prijs verkeerd was, achteraf een korting is afgesproken of het werk niet volledig is geleverd. Het gecrediteerde bedrag verlaagt ofwel wat de klant nog moet betalen, of wordt, als er al betaald is, terugbetaald of verrekend met de volgende factuur.
Creditnota's bestaan omdat een verstuurde factuur nooit bewerkt of stilletjes verwijderd mag worden: hij is aan beide kanten een vastlegging en, waar belasting geldt, een fiscaal document. Deze gids legt uit wanneer je er een uitgeeft, wat erop moet staan, hoe je hem nummert zodat je reeks schoon blijft, en hoe je er een maakt vanuit dezelfde lay-out als je facturen in SimpleInvoice.
Wat een creditnota is
Zie een creditnota als een factuur met omgekeerd teken. Hij draagt dezelfde partijen, verwijst naar een specifieke oorspronkelijke factuur en somt de artikelen of bedragen op die worden gecrediteerd, met de belasting die erop van toepassing was. Waar de factuur een vordering schiep, verlaagt de creditnota die. Waar de factuur belasting in rekening bracht, draait de creditnota die belasting terug, zodat de belastingrapportage aan beide kanten klopt.
De financiële afdeling van de klant archiveert hem bij de oorspronkelijke factuur. Hebben ze nog niet betaald, dan betalen ze de factuur minus het credit. Hebben ze al betaald, dan blijft het credit op hun rekening staan totdat jij het terugbetaalt of verrekent met een latere factuur — en de creditnota is het document dat laat zien waarom.
Wanneer je er een uitgeeft
Telkens wanneer een uitgegeven factuur te hoog blijkt, of helemaal niet uitgegeven had mogen worden:
- Geretourneerde of geweigerde goederen — de klant stuurt artikelen terug of weigert een deel van een levering.
- Een fout in prijs of aantal — het verkeerde tarief, een dubbele regel, twee keer gefactureerde uren.
- Een korting die na het factureren is afgesproken — een coulancekorting, een volumekorting, een servicecredit voor een gemiste deadline.
- Niet geleverd werk — een geannuleerde mijlpaal die al was gefactureerd.
- Een dubbele factuur — hetzelfde werk twee keer gefactureerd; crediteer er een volledig.
- Een verkeerde ontvanger of verkeerde gegevens — crediteer het origineel volledig en geef een correcte factuur uit.
Wat erop moet staan
Een creditnota heeft bijna alles nodig wat een factuur heeft — zie wat moet er op een factuur staan — plus de verwijzing naar wat hij corrigeert:
- De titel "Creditnota" (of "Creditfactuur"), nooit "Factuur".
- Een eigen uniek nummer, uit een aparte reeks zoals
CN-0001. - De datum van uitgifte en het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.
- De gegevens van beide partijen zoals ze op de oorspronkelijke factuur stonden, inclusief btw-nummers waar vereist.
- De gecrediteerde artikelen of bedragen, met aantallen en prijzen per eenheid, en de reden in een regel of een opmerking.
- De teruggedraaide belasting, tegen het tarief dat de oorspronkelijke factuur in rekening bracht, en het totaal gecrediteerde bedrag.
- Wat er vervolgens gebeurt: terugbetaald via de oorspronkelijke betaalmethode, verrekend met een genoemde factuur, of aangehouden als tegoed.
Positieve of negatieve getallen?
De conventies verschillen. In veel landen toont een creditnota de gecrediteerde bedragen als gewone positieve getallen onder een kop die de richting duidelijk maakt — de titel doet het werk. In andere landen, en in de meeste boekhoudsoftware, wordt hij getoond als een negatieve factuur. Beide worden begrepen; wat telt, is dat het document als creditnota is getiteld en naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Heeft de financiële afdeling van je klant een voorkeur, volg die dan.
Nummering en administratie
Geef creditnota's hun eigen voorvoegsel en hun eigen reeks. Delen ze nummers met facturen, dan ontstaat er elke keer dat je er een uitgeeft een gat in de factuurreeks, en gaten zijn precies waar accountants naar vragen. Best practices voor factuurnummering behandelt voorvoegsels en jaarlijkse resets.
Laat de oorspronkelijke factuur zoals hij was, bewaar de creditnota ernaast, en is er een gecorrigeerde factuur nodig, geef die dan uit met het volgende factuurnummer en een opmerking die naar beide verwijst. Verwijder het origineel nooit: de drie documenten samen vertellen het hele verhaal. Waar btw of omzetbelasting in het spel is, is de creditnota ook wat je in staat stelt de gerapporteerde belasting te verlagen — Btw en omzetbelasting op facturen legt de basis uit en waar je de lokale regels controleert.
Creditnota vs terugbetaling vs de factuur annuleren
Een terugbetaling is geld dat teruggaat naar de klant; een creditnota is het document dat dat rechtvaardigt. Je kunt een creditnota uitgeven zonder terug te betalen (het credit wordt verrekend met de volgende factuur), en je moet niet terugbetalen zonder creditnota. Een factuur annuleren — hem uit je administratie schrappen alsof hij nooit heeft bestaan — is alleen acceptabel als hij nooit is verstuurd. Zodra hij je postvak uit heeft verlaten, annuleer je hem met een creditnota voor het volledige bedrag.
Hetzelfde onderscheid scheidt een creditnota van de andere documenten rond een factuur: een offerte stelt voor, een factuur eist, een kwitantie bevestigt, een creditnota draait terug. Factuur vs kwitantie vs offerte zet ze naast elkaar.
Er een uitgeven in SimpleInvoice
Open de oorspronkelijke factuur, dupliceer hem en wijzig de titel in het blok Koptekst in Creditnota. Zet het nummerveld op je creditnotareeks, houd alleen de regels over die worden gecrediteerd (of voeg één regel toe die het credit beschrijft), laat de belasting zoals op het origineel, en gebruik het blok Opmerkingen voor "Credit op factuur INV-0042 van 2 maart — geretourneerde artikelen" en voor wat er met het geld gebeurt. Exporteer de PDF en verstuur hem met hetzelfde onderwerppatroon dat je voor facturen gebruikt. Sla het resultaat op als sjabloon, zodat de volgende één klik verderop ligt — de sjabloongalerij laat zien hoe voorinstellingen en opgeslagen sjablonen samenhangen.
Vragen
Kan ik de factuur niet gewoon bewerken in plaats van een creditnota uit te geven?
Alleen als hij nog niet is verstuurd. Zodra de klant hem heeft, is de factuur ook aan zijn kant een vastlegging, en in veel rechtsgebieden een fiscaal document; corrigeer hem met een creditnota en, als dat nodig is, een nieuwe factuur.
Kan een creditnota voor een deel van een factuur zijn?
Ja. Gedeeltelijke creditnota's zijn het gangbare geval — één geretourneerd artikel, één te hoog gefactureerde regel. Vermeld alleen wat er wordt gecrediteerd en verwijs naar de oorspronkelijke factuur, zodat duidelijk is dat de rest nog verschuldigd is.
Kan de klant mij een creditnota sturen?
Een koper kan een debetnota sturen waarin hij om een credit vraagt, maar de creditnota zelf komt van de verkoper — de partij die de te corrigeren factuur heeft uitgegeven.